About this role
Secretaresse met coördinerende taken (24 -32 uur per week) Het secretariaat is een belangrijke schakel tussen onze cliënten en behandelaren. Samen met je team zorg je ervoor dat de administratieve afhandeling rondom de behandeling van onze cliënten optimaal en geruisloos verloopt. Denk daarbij aan het inplannen of wijzigen van afspraken, aanmaken van cliëntendossiers, faciliteren van therapiegroepen, beantwoorden van e-mails en het te woord staan van cliënten. In deze rol ben je grotendeels onderdeel van het team en doe je hetzelfde werk als je 5 collega's, daarnaast vervul je een aantal overstijgende taken. Je bent aanspreekpunt richting de directie namens het team, houdt overzicht over de dagelijkse gang van zaken en geeft sturing aan de verbetering van interne werkprocessen. Je signaleert waar het beter kan, zet verbeteringen in gang en legt afspraken en werkwijzen vast op papier, zodat het team een eenduidige manier van werken heeft. Je bent daarmee geen leidinggevende: personeelsplanning/bezetting, functioneringsgesprekken en ziekmeldingen/casemanager horen niet bij deze rol en zijn elders belegd. Wel is er, als je hierin doorgroeit, op termijn perspectief om door te groeien naar een rol met meer coördinerende verantwoordelijkheid. Je fungeert als schakel tussen het secretariaat en andere afdelingen en bewaakt de samenhang in de dagelijkse praktijk. Je haalt op wat er speelt in het team, brengt dit samen en vertaalt het naar concrete verbetervoorstellen; de uiteindelijke besluitvorming en aansturing blijven bij de daarvoor aangewezen leidinggevende. Je standplaats is Bilthoven. Incidenteel werk je op onze locaties in Arnhem of Utrecht. We gaan graag in gesprek met je als je: - een enthousiaste en stressbestendige collega bent die klantgericht en tactvol is naar cliënten, collega's en donateurs; - graag samenwerkt in teamverband en oog hebt voor de belangen en werkwijze van je collega's, zonder jezelf boven het team te plaa...