About this role
ml 0085273 Je gaat aan de slag als managementassistent binnen een dynamische omgeving waar jouw ondersteuning direct bijdraagt aan overzicht, structuur en stabiliteit. Je ontzorgt het managementteam met administratieve, secretariële en organisatorische werkzaamheden en ondersteunt daarbij ook verschillende afdelingen binnen de GGD. In deze rol bewaak je het overzicht, coördineer je waar nodig en zorg je ervoor dat zaken goed en tijdig worden geregeld. Je werkt voor de afdeling Strategie en Ondersteuning, waar bedrijfsvoering, paraatheid en samenwerking centraal staan. Je ondersteunt de afdeling en het afdelingshoofd met facilitaire en administratieve zaken. Daarnaast zorg je voor representatieve activiteiten voor teams en/of medewerkers en ben je thuis in digitaal vergaderen met MS Teams. Je bepaalt op basis van eigen inzicht de aanpak, prioriteiten en inhoudelijke samenstelling van de werkzaamheden. Daarbij combineer je een proactieve houding met een representatieve instelling. Wat ga je doen - Je ondersteunt de afdeling en het afdelingshoofd, in het bijzonder met facilitaire en administratieve zaken. - Je zorgt voor representatieve activiteiten voor de teams en/of medewerkers. - Je coördineert en handelt mailing t.b.v. de afdeling af. - Je boekt ruimtes. - Je bewaakt de procedurele uitvoering van gemaakte afspraken. - Je bereidt vergaderingen voor en notuleert vergaderingen (o.a. verzamelen van gegevens). - Je plant vergaderingen en overleggen in, zet stukken uit ter voorbereiding van vergaderingen en organiseert/faciliteert afdelingsbijeenkomsten. - Je zorgt ervoor dat de agenda’s van de teamleiders op orde zijn. - Je notuleert bij overleggen en vergaderingen en/of maakt actielijsten naderhand. - Je pakt administratieve taken op. - Je verzorgt uitgaande en inkomende correspondentie, waaronder mailingen aan huisartsen of andere zorgprofessionals. Over jou - Je houdt van aanpakken, kunt goed zelfstandig werken, maar zoekt ook de verbinding. - Je hebt overzicht o.