About this role
In het kort: Je gaat bezoekers en bellers professioneel ontvangen en te woord staan, registraties en reserveringen beheren, administratieve en facilitaire taken uitvoeren en bijdragen aan een veilige, representatieve ontvangstomgeving. Taakinventarisatie De Medewerker Receptie is het eerste aanspreekpunt van de Veiligheidsregio en draagt zorg voor een professionele, gastvrije en veilige ontvangst van bezoekers, medewerkers en ketenpartners. De functie ondersteunt daarnaast de interne organisatie door administratieve en facilitaire werkzaamheden. Hoofdtaak 1 Ontvangt, registreert en begeleidt bezoekers, leveranciers en externe partners. Verleent algemene informatie aan bezoekers en medewerkers. Verstrekt bezoekerspassen en neemt deze in en houdt toezicht op toegangsprocedures. Hoofdtaak 2 Bedient de centrale telefooncentrale. Beantwoordt inkomende telefoongesprekken en verbindt door. Handelt algemene e-mail en poststromen af. Hoofdtaak 3 Registreert bezoekers en meldingen. Zorgt voor administratieve werkzaamheden (o.a. inkopen van materialen en middelen, aanmaken inkooporders, registreren van ontvangen goederen en pakketten). Houdt agenda’s, reserveringen (o.a. vergaderruimtes, fietsen, auto’s, scooters) en meldingen bij. Hoofdtaak 4 Signaleert onregelmatigheden en leeft veiligheids- en huisregels en gebruik van materialen en middelen na. Handelt volgens procedures bij calamiteiten of incidenten. Hoofdtaak 5 Ondersteunt bij facilitaire taken (bijv. op- en afbouw locaties, inkoop, sleutelbeheer, vergaderfaciliteiten). Houdt de receptie en ontvangstruimtes representatief. De functie is werkzaam binnen de afdeling bedrijfsvoering, team facilitaire zaken en valt hiërarchisch onder de teamleider facilitaire zaken. Werkt samen met Facilitaire dienst. Functiebeschrijving Receptioniste/Gebouwenbeheerder 24 uur per week Op Brandweerkazerne Almere Poort heeft de huidige receptioniste een waarnemende functie van Gebouwbeheerder overgenomen. De combinatie receptie en waarneme.