About this role
ft 32749 Je ondersteunt de bestuurder op een proactieve en zorgvuldige manier en bent daarbij de verbindende schakel tussen interne collega’s en externe contacten. Je bewaakt de agenda, regelt afspraken en zorgt dat de bestuurder altijd beschikt over de juiste stukken en informatie. Daarnaast organiseer je bijeenkomsten, conferenties en representatieve momenten en houd je overzicht in een dynamische bestuurlijke omgeving. Je werkt nauw samen met collega’s binnen het team en draagt bij aan een goed voorbereide en efficiënte ondersteuning van bestuur en directie. Wat ga je doen - Je voert regie op de agenda van de bestuurder en plant, bewaakt en signaleert afspraken. - Je verzorgt e-mailcorrespondentie in Outlook. - Je signaleert knelpunten en lost deze op. - Je regelt vergaderzalen en andere faciliteiten. - Je zorgt ervoor dat de bestuurder tijdig beschikt over alle benodigde stukken en informatie. - Je houdt actief contact met betrokken collega’s en externe partijen. - Je organiseert bijeenkomsten en telefonische conferenties. - Je verwijst de pers door. - Je plaatst wekelijks bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst en verwerkt de beslissingen van het college van Gedeputeerde Staten. - Je plant het vervoer van de dienstauto’s, inclusief juiste tijd, correct adres, P-kaarten en eventueel een taxi. - Je houdt declaraties bij. - Je bespreekt wekelijks de agenda in het teamoverleg en signaleert aandachtspunten voor de bestuurder. - Je legt afspraken vast tijdens het wekelijkse portefeuilleoverleg. - Je werkt met Outlook, iBabs en incidenteel met PowerPoint voor presentaties en speeches. - Je ondersteunt dagelijks één bestuurder en zorgt waar nodig voor onderlinge vervanging. Eisen - Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 3. - Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent. - Je hebt aantoonbare werkervaring met MS Office. - Je bent flexibel inzetbaar buiten reguliere kantoortijden wanneer de werkzaamheden daarom v.