About this role
mag. 260930-HKO-001 Je gaat aan de slag als documentalist binnen een projectomgeving waarin je zorgt voor een goed ingericht en actueel digitaal projectarchief. Je ondersteunt projectmedewerkers bij documentbeheer, archivering en informatiehuishouding, zodat informatie correct, volledig en tijdig beschikbaar is. Daarbij werk je binnen de richtlijnen van het project en lever je een belangrijke bijdrage aan een WOO-bestendige archiefomgeving. Je combineert inhoudelijke kennis van informatiebeheer met een coachende en coördinerende rol richting gebruikers. Wat ga je doen - Je beheert de archivering in het document management systeem tijdens activiteiten zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. - Je zorgt voor een actueel ordeningsplan en waardeert dossiers. - Je autoriseert medewerkers en beheert autorisaties binnen het gebruikte document management systeem. - Je geeft training en opleiding aan projectmedewerkers en begeleidt hen bij documentbeheer en archiefvorming. - Je zorgt voor de benodigde middelen voor documentbeheer en archivering. - Je stelt een autorisatiematrix op en houdt deze actueel. - Je verleent en trekt autorisaties in voor het document management systeem. - Je maakt standaardweergaven en standaard zoekvragen in het document managementsysteem op basis van de behoeften van medewerkers. - Je instrueert nieuwe en bestaande projectmedewerkers zodat zij hun taken rondom documentbeheer zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren. - Je voegt nieuwe (sub)dossiers toe, ordent, waardeert, selecteert en muteert deze binnen de ordeningsstructuur. - Je houdt alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen actueel. - Je verplaatst documenten en/of (sub)dossiers waar nodig. - Je ziet toe op een juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de geldende kaders. - Je zorgt dat de juiste informatie tijdig beschikbaar komt voor de juiste persoon, waaronder het routeren van post- en e.