About this role
Zakres obowiązków: Główne obowiązki: Prowadzenie i obsługa sekretariatu Zastępcy Prezydenta ds. Zrównoważonego Rozwoju oraz Zastępcy Prezydenta ds. Rozwoju Usług Społecznych i Cyfryzacji Miasta, w tym m.in .: 1. administrowanie korespondencją zgodnie z przepisami oraz wewnętrznymi regulacjami, w szczególności: - rejestracja korespondencji przychodzącej / wychodzącej oraz wewnętrznej w systemie elektronicznym oraz prowadzenie rejestru korespondencji, - koordynacja obiegu korespondencji, - opieka nad dokumentacją niejawną, - nadzór nad dokumentami w zakresie obowiązujących zasad podpisywania pism i innych dokumentów oraz upoważnień do załatwiania w formie decyzji indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej, - opatrywanie pism i dokumentów właściwą pieczęcią, stosownie do nadanych upoważnień i pełnomocnictw; 2. prowadzenie terminarza spotkań, w tym obsługa organizacyjna wyjazdów służbowych; 3. rejestracja i organizacja wizyt gości; 4. udzielanie odpowiedzi na pytania interesantów i wskazywanie właściwych merytorycznych jednostek organizacyjnych urzędu lub jednostek organizacyjnych miasta do załatwiania spraw; 5. współpraca z innymi pracownikami jednostek organizacyjnych urzędu oraz miasta w zakresie realizowanych zadań; 6. przygotowywanie projektów pism, analiz i raportów dla przełożonych; 7. monitorowanie stanu zapotrzebowania biura oraz zamawianie artykułów spożywczych i biurowych; 8. obsługa administracyjno biurowa w tym kserowanie oraz skanowanie dokumentów. Wymagania: - wykształcenie: wyższe (w tym licencjat) - konieczne - umiejętności: obsługa pakietu MS OFFICE - EXCEL, WORD - konieczne - pozostałe: Wymagania konieczne: - wykształcenie wyższe magisterskie - co najmniej 3 lata stażu pracy, w tym 1 rok stażu w jednostkach samorządu terytorialnego - znajomość przepisów i ustaw: Statutu Miasta Tychy i Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Tychy, ustawy o samorządzie gminnym, ustawy o dostępie do informacji publicznej, ustawy o pracownikach samorządowych, znajomości instr