About this role
Zakres obowiązków: Do wykonywanych zadań będzie należało w szczególności: 1) obsługa sekretariatu, w tym: - przyjmowanie korespondencji z sekretariatów, Biura Obsługi Klienta i Kancelarii Ogólnej, - wprowadzanie korespondencji do elektronicznego systemu eDokument, - przekazywanie zarejestrowanej korespondencji do dekretacji oraz pism do podpisu Zastępcy Prezydenta ds. Polityki Społecznej/Zastępcy Prezydenta ds.Komunalnych, - przekazywanie zadekretowanej korespondencji do odpowiednich wydziałów i jednostek po uprzedniej adnotacji w systemie eDokument, sporządzanie raportów, - kierowanie do właściwych wydziałów i jednostek spraw podlegających załatwieniu przez te wydziały i jednostki, - obsługa techniczno - biurowa, - przechowywanie akt i zbiorów bibliotecznych znajdujących się w gabinetach Zastępcy Prezydenta ds. Polityki Społecznej/Zastępcy Prezydenta ds.Komunalnych, - obsługa poczty elektronicznej, - przygotowywanie odpowiedzi na pisma, - łączenie rozmów telefonicznych; 2) organizacja pracy Zastępcy Prezydenta ds. Polityki Społecznej/Zastępcy Prezydenta ds. Komunalnych: - prowadzenie terminarza bieżących oraz stałych spotkań i kalendarza zaproszeń Zastępcy Prezydenta ds. Polityki Społecznej/Zastępcy Prezydenta ds. Komunalnych, - przygotowanie spotkań i narad, - bieżące informowanie przełożonych o harmonogramie dnia, - kompletowanie materiałów dotyczących spraw prowadzonych przez Zastępcę Prezydenta ds. Polityki Społecznej/Zastępcę Prezydenta ds. Komunalnych, - przygotowywanie i organizowanie wyjazdów służbowych, - współpraca z Biurem Prasowym, m.in . w przygotowywaniu listów gratulacyjnych, wystąpień i innych okazjonalnych pism, - sporządzanie sprawozdań z pracy Zastępcy Prezydenta ds. Polityki Społecznej/Zastępcy Prezydenta ds. Komunalnych; 3) obsługa interesantów, w tym: - prowadzenie kalendarza przyjęć interesantów oraz przekazywanie ustaleń po przyjęciach interesantów do odpowiednich komórek organizacyjnych i jednostek, - pośredniczenie w kontaktach Zastępcy Prezydenta ds. Polityki Społe