About this role
RESPONSABILITÉS : Objectifs : Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et toutes les activités associées, ainsi que l'encadrement des étudiants pendant leur rotation à l'accueil. Cette activité comprend l'accueil des clients qui viennent payer, les encaissements, et le contrôle de la caisse. Missions : A l'accueil des consultations, en rotation par demi-journées entre les membres de l'équipe : 1) Assurer l'accueil téléphonique des clients : - Prendre les appels téléphoniques, ligne des urgences et consultations - Informer le client sur les services proposés, les tarifs pratiqués et les disponibilités pour les consultations sur rendez-vous - Orienter vers les services adéquats et donner les rendez-vous. Compléter les plannings de consultations dans l'application Sirius - Informer le client sur les modalités d'accès au centre hospitalier - Prendre des messages téléphoniques et orienter les correspondants. 2) Assurer l'accueil physique des clients - Accueillir, prendre note de l'arrivée des clients et orienter les clients. - Créer au besoin les dossiers des clients et des animaux dans l'application Sirius - Mettre à jour les données du client 3) Caisse du CHUVAC - Accueillir les clients qui viennent payer leurs factures - Encaisser - Contrôler la caisse Tâches connexes incluses : 1) Gestion administrative des dossiers clients - Gérer les convention funéraires - Gérer et traiter les informations écrites (courriels des boites secrétariat et référés et correspondance avec les vétérinaires), insertion de documents dans les dossiers électroniques - Transmettre à qui de droit toute information orale pertinente - Signaler les pannes de fonctionnement du matériel de bureau 2) Encadrement des étudiants à l'accueil physique le matin - Former les étudiants de A4 en rotation à l'accueil aux bonnes pratiques d'enregistrement et de d'élaboration des dossiers clients. - Exercer une vérification ponctuelle sur la réalisation efficiente des missions confiées aux étudiants. Contraintes du poste : Gestion de clients qui peut être difficile. Planning du lundi au vendredi (4,5 jours) Horaires de 8h à 17h pouvant évoluer à moyen terme jusqu'à 19h certains jours Télétravail incompatible avec l'activité PROFIL RECHERCHÉ : - Maitrise du logiciel Sirius (formation interne assurée) - Connaissance de l'environnement bureautique et maitrise de la mise en œuvre de logiciel bureautiques courants (traitement de texte, tableur). - Rédaction de courriels. - Maîtrise de l'expression orale et des techniques d'accueil (écouter, savoir répondre) - Capacités à analyser le caractère d'urgence d'une demande - Capacités à hiérarchiser l'importance des appels téléphoniques. - Connaissance du vocabulaire médical - Qualités relationnelles (amabilité, calme), diplomatie dans les situations conflictuelles, - Sens de la confidentialité des informations. - Capacité à travailler en équipe - Rigueur dans l'exécution des missions et respect des procédures en place