About this role
Assistant administratif / Assistante administrative d'établissement H/F MAS ADIJH - Aix en Provence CDI - Temps plein Prise de poste au plus tôt Vous recherchez un poste administratif polyvalent et au contact des équipes ? Nous recrutons un(e) Assistant(e) administratif(ve) d'établissement pour rejoindre notre équipe et accompagner la Direction dans le fonctionnement quotidien de la structure. Véritable point de relais entre les professionnels, les résidents, les familles, la Direction et les partenaires, vous assurez un rôle essentiel dans la bonne organisation administrative de l'établissement. Si vous aimez organiser, coordonner, suivre des dossiers et être au cœur de la vie d'une structure, ce poste peut vous correspondre ! Vos missions Secrétariat et accueil Assurer l'accueil physique et téléphonique ; Réceptionner et assurer le suivi du courrier ; Rédiger les courriers et documents administratifs ; Classer, archiver et organiser les documents ; Gestion administrative Suivre les fournitures et passer les commandes ; Réceptionner et suivre les factures et commandes fournisseurs ; Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi ; Réaliser les déclarations de sinistres auprès des assurances ; Gérer les commandes de repas pour les résidents et les salariés ; Participer au suivi du parc automobile avec le siège et l'agent technique ; Participer au suivi des registres de sécurité. Suivi administratif des dossiers des résidents et établir et suivre les factures de forfait journalier des résidents. Vous accompagnez également la Direction sur différentes dossiers : Organiser les rendez-vous de recrutement ; Préparer les dossiers administratifs des futurs salariés ; Mettre à jour les dossiers du personnel ; Assurer le suivi de la médecine du travail ; Participer à l'organisation des entretiens de parcours professionnels ; Organiser administrativement les formations ; Établir les déclarations d'accidents du travail sur le logiciel de paie et Net-entreprise ; Organisation et vie de l'établissement Selon les besoins, vous participez également : À l'organisation et au suivi des réunions ; À la logistique des réunions du CVS ; À l'organisation des élections lors de leur renouvellement ; À la gestion ponctuelle de l'agenda de la Direction. La liste des tâches n'est pas exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins de l'établissement. Profil recherché Bac +2 dans le domaine administratif Expérience professionnelle de 3 ans minimum obligatoire dans un poste équivalent Vous êtes une personne : Immédiatement opérationnelle ; Organisée et rigoureuse ; Polyvalente et capable de gérer les priorités ; Autonome et réactive ; À l'aise dans les échanges avec différents interlocuteurs ; Dotée d'un bon relationnel ; Discrète et respectueuse de la confidentialité ; À l'aise avec les outils informatiques et bureautiques ; Possédant de bonnes capacités rédactionnelles. Une première expérience en secrétariat, assistanat administratif, gestion administrative ou dans le secteur médico-social/social est impérative. Ce que nous vous proposons Un poste polyvalent et transversal Un travail en lien direct avec la Direction et les équipes Des missions variées, au cœur du fonctionnement de l'établissement Les avantages du CSE Une mutuelle prise en charge à 60 % Des congés supplémentaires Un environnement où votre rôle contribue concrètement à la qualité de l'organisation quotidienne Informations pratiques Intitulé : Assistant administratif / Assistante administrative d'établissement H/F Lieu : MAS ADIJH - Aix en Provence Contrat : CDI Temps de travail : Temps Plein Rémunération : CCN66 Prise de poste : dès que possible Vous souhaitez rejoindre notre équipe ? Adressez-nous votre CV ainsi que votre lettre de motivation. Nous avons hâte de découvrir votre parcours !