About this role
Oeuvrant dans le domaine des énergies renouvelables, Observ'ER (Asso loi 1901, 6 personnes) et la Fondem (FRUP) recherchent leur assistant.e Administration et finances 1- MISSIONS PRINCIPALES Accueil et logistique - Accueillir et renseigner les visiteurs : Réception des appels, réception des démarchages, accueil des visiteurs (y compris café d'accueil) ; - Accueil prestataires externes, suivi des contrats prestataires (y compris La Poste, téléphonie, copieur, maintenance et entretien.); gestion des fournitures de bureau et des stocks, de la poubelle de recyclage ; - Tenue de la base de données de contacts : entrée et mise à jour des contacts ; Administration : - Gestion du courrier : archivage des courriers et bordereaux, affranchissement, impression de publipostages, affranchissement et envoi ; - Traitement des NPAI ; - Remise de chèques ; - Assistance à la direction pour la préparation et le suivi des Conseils d'administration et assemblées générales : envoi convocations, préparation des dossiers et de la salle, d'une collation le cas échéant, suivi du compte-rendu ; actualisation des membres du CA ; - Appui aux équipes pour la gestion de dossiers administratifs et/ou comptables (scan de pièces) ponctuels, et tout autre tâche administrative ; - Gestion des dossiers OPCO ; - Responsable onboarding/offboarding et inventaire des matériels informatiques, en liaison avec prestataire informatique ; - Responsable de la gestion des bureaux : contacts prestataires pour menus travaux, relai de la société d'entretien, office management. OBSERV'ER - Gestion des revues et ouvrages publiés : préparation des commandes et expéditions, gestion des arrivées de revues et intégration au stock (physique + base de données) ; mise à jour du fonds documentaire, rangement des stocks ; - Appui commercial en salon (de façon ponctuelle déplacement en province), préparation des colis d'expédition (5-6 fois par an). - Appui aux études : traitement excel de questionnaires Finances et gestion : - Scan des factures papier et suivi des factures fournisseurs - Saisie des factures dans le classeur de suivi analytique ; - Saisie des factures dans la plateforme bancaire Selon opportunité : - Organisation de webinaires : invitations, organisation technique FONDEM - Préparation et saisie des virements 2 fois par mois ; - Gestion de la médecine du travail : prise de rendez-vous, suivi ; - Appui recrutement, publication fiche de poste, tri des candidatures, organisation des tests. - Gestion de boîte mail générale ; - Accompagnement de la RAF dans les audits financiers et le suivi financier - Classer les pièces justificatives après paiements par analytique - Accompagner la Direction dans des taches autres au besoin.