About this role
L'ESTBA Paris, établissement d'enseignement supérieur privé laïc sous contrat d'association avec l'État, est spécialisé dans les formations scientifiques. Structure à taille humaine, nous accueillons des étudiants du Bac+2 au Bac+5, en cursus scolaire comme en apprentissage. Pour renforcer notre équipe administrative, nous recherchons un(e) Assistant(e) de scolarité rattaché(e) à la direction. En lien direct avec les équipes pédagogiques, les enseignants et les étudiants, vous jouerez un rôle clé dans l'accompagnement de leur parcours. Pour mener à bien votre mission, vos activités se déclineront autour de quatre axes principaux : 1. Accueil et relationnel - Accueillir, renseigner et orienter les étudiants, les familles, les enseignants et les partenaires de l'établissement. - Assurer l'interface entre les étudiants, les responsables pédagogiques, les enseignants et la direction. - Répondre aux sollicitations par téléphone, par e-mail et en présentiel. 2. Gestion administrative et suivi des dossiers - Piloter le suivi administratif des étudiants, de l'inscription jusqu'à la fin de leur cursus. - Constituer, vérifier et mettre à jour les dossiers administratifs (inscriptions, réinscriptions, pièces justificatives). - Établir les documents officiels (certificats de scolarité, attestations, etc.). - Assurer le suivi des absences et des retards. - Gérer l'archivage et la tenue rigoureuse des dossiers. 3. Support à l'organisation pédagogique - Participer à la gestion des emplois du temps et à la diffusion des informations. - Organiser logistiquement les examens, contrôles, soutenances, jurys et conseils. - Préparer les documents nécessaires au suivi pédagogique (convocations, feuilles d'émargement, relevés de notes, bulletins). - Saisir et actualiser les données sur nos logiciels et plateformes de gestion de la scolarité. 4. Participation à la vie de l'établissement - Contribuer ponctuellement à l'organisation d'événements clés : journées portes ouvertes, réunions de rentrée, remises de diplômes et événements étudiants. Profil recherché - Expérience : Vous disposez idéalement d'une première expérience en secrétariat, assistanat administratif ou gestion de scolarité (un environnement d'enseignement est un plus). - Savoir-être : Reconnu(e) pour votre rigueur et votre sens de l'organisation, vous appréciez le contact humain. Vous savez faire preuve de disponibilité et d'écoute tout en maintenant un cadre administratif précis. Compétences attendues - Maîtrise technique : Excellente utilisation des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), des outils collaboratifs et aisance avec les logiciels de gestion numérique. - Qualités rédactionnelles : Très bonne expression écrite et orale avec une maîtrise irréprochable de l'orthographe. - Efficacité opérationnelle : Capacité à gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément, autonomie, réactivité et polyvalence. Posture professionnelle : Sens de l'accueil, esprit d'équipe, discrétion absolue et respect de la confidentialité des informations.