About this role
RESPONSABILITÉS : MISSION DU POSTE: Mission de secrétariat pédagogique et administrative au sein du service Relations Entreprises, Formation Continue et Apprentissage (REFCA) de l'IUT. Accueil : - Assurer l'accueil téléphonique et physique des usagers - Délivrer certains documents administratifs (attestations, etc...) - Orienter les usagers (démarches, interlocuteurs...) Gestion des conventions : - Participer à la rédaction des contrats d'apprentissages et autres conventions. - Suivre les conventions (réalisation, actualisation) - Vérifier la régularité administrative Établir et entretenir des relations avec les partenaires internes et externes : - Communiquer et échanger des informations nécessaires au suivi des dossiers (apprentis, maîtres d'apprentissage, responsable pédagogique, service de la scolarité de l'université) Missions spécifiques au poste : - Secrétariat administratif et pédagogique des BUT TCc et QLIO (Bachelor Universitaire de Technologie, Techniques de Commercialisation et Qualité, Logistique Industrielle et Organisation) pour les publics FA. - Participation du suivi des usagers de la candidature à la diplomation. LIEU(X) D'EXERCICE : UPHF le Mont Houy (3j/sem) et site de Cambrai(2j/sem) PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances requises : - Connaissances générales en gestion administrative - Connaissances du mode de fonctionnement des administrations publiques - Connaissances des logiciels bureautiques et du courrier électronique Connaissances souhaitées : - Connaissances du mode de fonctionnement universitaire - Connaissances des différents logiciels et applications de scolarité/pédagogie : PEGASE, VT, SCODOC. - Connaissances du logiciel MyFormaSup - Expérience en secrétariat pédagogique universitaire Compétences opérationnelles : - Savoir rédiger des courriers administratifs - Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes - Savoir respecter les échéances du calendrier universitaire - Savoir rendre compte de son activité. Qualités requises : - Organisation et méthodologie - Autonomie et rigueur - Esprit d'équipe - Sens des relations humaines - Bonne expression écrite et orale Niveau baccalauréat minimum