About this role
PRÉSENTATION DE L'ORGANISATION L'Assistant.e de département apporte son soutien aux projets éducatifs et citoyens du Département Vitalité et Réussite Éducative. Parmi les missions, il/elle assure la liaison entre le directeur et divers interlocuteurs, organise les réunions et les séminaires, assure la gestion administrative, et veille au bon fonctionnement des procédures internes. Il/elle rédige des courriers, notes et comptes rendus, gère les agendas, et prépare les éléments pour les dossiers stratégiques. Il/elle est également responsable de l'accueil téléphonique et physique, gère les demandes et participe à la diffusion de l'information au sein du département. DESCRIPTION DES MISSIONS 1- Assistanat - Contribution au bon fonctionnement de la gouvernance locale : - Collaborer étroitement et faire le lien avec les assistantes de direction du Département - Assurer les liaisons avec le Cabinet du Maire, les élus et leurs assistants, le Directeur Général Adjoint/le Directeur Général des services et leurs assistants, les Directeurs de département, les directeurs et leurs assistants, les chefs de service et les chargés de mission - Contribuer à la préparation du Conseil Municipal, du Bureau Municipal, - Organiser la préparation des points spécifiques avec Monsieur le Maire - Garantir au sein du département le respect des procédures relatives à l'accueil et au courrier et notamment à l'harmonisation de la présentation des documents en veillant à l'application de la charte graphique - Suivre les démarches du projet de ville - Veiller au respect des procédures du département et des Notes d'Information Générale et en suivre la diffusion - Organiser les réunions du directeur de département, parfois de directeurs, élaborer les fonds de dossiers et rédiger les comptes rendus - Participer à l'organisation logistique des séminaires du département - Gestion administrative du département : - Organiser l'agenda et la prise de rendez-vous en fonction des priorités du Directeur de Département - Organiser les déplacements du Directeur de Département - Assurer la gestion de l'agenda général et la préparation de la revue de calendriers hebdomadaires - Rappeler les informations importantes, les instructions et transmettre les messages - Intégrer les priorités du département dans la gestion quotidienne des activités (connaissance des dossiers) - Assurer la logistique des réunions et des séminaires (réservation de dates, de salles, convocation, prestations.) - Organiser et planifier les réunions internes - Rédiger les ordres du jour et les comptes rendus des comités opérationnels, et en assurer leur diffusion - Organiser et planifier les commissions, en rédiger les ordres du jour et les procès-verbaux, centraliser et harmoniser les présentations, et en assurer leur diffusion en respectant les délais des assemblées - Assurer la collecte des éléments auprès des services pour la préparation des réunions et la constitution des dossiers stratégiques - Préparer en amont l'ensemble des dossiers d'évaluation - Participer au suivi de l'activité : centraliser les rapports et bilans d'activité, élaborer et suivre des tableaux de bord - Gestion des réservations de salles via le logiciel PLANITECH 2- Secrétariat - A partir d'informations écrites ou orales, rédiger des courriers et des notes d'informations/d'intention - Saisir et mettre en forme les courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas, etc. - Assurer la gestion et le suivi des courriers pilotés Elise - Assurer le traitement et la circulation des parapheurs, courriers, notes dans les délais impartis - Tenir à jour le classement de la Directeur de Département, la mise à jour de bases de données et de fichiers - Solliciter et organiser l'aide, en cas de nécessité lors des surcroîts d'activité, en s'appuyant en outre sur les autres agents administratifs du département. 3- Accueil / Communication - Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité - Filtrer les appels et orienter les interlocuteurs en donnant les premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à la personne en capacité de les fournir - Identifier et gérer les demandes et leur degré d'urgence - Assurer la circulation de l'information entre le Département et les différents services de la collectivité PROFIL RECHERCHÉ - De formation bureautique/secrétariat - Première expérience obligatoire - Bonnes qualités relationnelles