About this role
En lien direct avec le dirigeant, l'assistant(e) administrativ(e) est un pilier opérationnel de l'agence CUST'HOME. Dans un environnement de maîtrise d'oeuvre où chaque projet avance vite et mobilise de nombreux interlocuteurs, il/elle ne se contente pas d'exécuter : il/elle anticipe, prend des initiatives et applique son bon sens pour fluidifier le quotidien sans attendre qu'on lui dicte chaque décision. Interface central(e) entre la direction, les collaborateurs et les partenaires extérieurs, il/elle garantit la fluidité de la communication et la continuité des opérations. Son sens aigu des priorités, sa capacité à détecter un problème avant qu'il ne s'aggrave et sa réactivité sont des atouts aussi essentiels que la rigueur administrative qu'on attend d'elle. MISSIONS Gestion de l'accueil : - Accueil physique et téléphonique des clients et partenaires, les orienter et répondre à leurs demandes. - Gestion de la boîte mail et filtrage des demandes entrantes - Assurer un environnement accueillant et professionnel au sein du bureau. Gestion administrative : - Rédaction, mise en forme et envoi des courriers et mails - Classement, archivage et suivi des dossiers clients et chantiers - Gestion et mise à jour des documents contractuels (contrats MO, avenants, attestations) - Suivi du planning et prise de rendez-vous, visites et réunions de chantier Suivi des dossiers et coordination : - Coordonner les réunions de chantiers et préparer les documents nécessaires. - Tenir à jour les dossiers selon les process mis en place au sein de l'Agence CUST'HOME. - Contrôler le vendredi les interventions prévues le lundi suivant et s'assurer que les artisans possèdent tous les éléments pour mener à bien leurs actions : clés, matériels et informations utiles. - Organiser et archiver les dossiers et les documents liés aux projets en cours. - Gérer les actions logistiques des chantiers : arrêté de stationnement auprès de la mairie, autorisations, circulation, nettoyage, coffret Elec provisoire, etc Support au dirigeant : - Gestion de l'agenda et des priorités du dirigeant - Préparation des réunions (ordres du jour, supports, comptes rendus) - Anticipation des échéances administratives et réglementaires - Veille sur les délais d'instruction (urbanisme, recours, délais contractuels) Gestion financière & comptable (premier niveau) -Transmission des pièces comptables à l'assistante financière. - Suivi du stock de fonctionnement de l'agence Contrat proposé entre 32 et 35h/semaine