About this role
Dans le cadre d'un accroissement d'activité, rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U et sous sa supervision, vous contribuez à la gestion administrative et financière de la faculté en lien avec le Doyen, les Directeurs et le personnel. Principales missions (liste non exhaustive) : * Réaliser de tâches courantes du secrétariat (préparation et envoi d'emailings, de courriers, saisie et mise en page de documents, préparer et organiser les rendez-vous, les réunions, les évènements, suivi de dossiers, appels téléphoniques, archivage de documents, saisi notes de frais, commande des fournitures.). * Apporter un soutien opérationnel à la RAU de la Faculté et de l'ILCF (chiffrage, préparation de données, etc.), en lien avec les assistantes, les enseignants. * Analyser et comprendre les demandes des différents interlocuteurs, accompagner et apporter une réponse * Assurer l'interface avec les services centraux (demandes nouveaux arrivants sur la Faculté : de badges, ordinateurs, droits informatiques.), * Gérer des dossiers administratifs (enseignant/étudiants/surveillants), créer des comptes dans Atlas, validation de charge d'activité, envoi aux enseignants. * Gérer des contrats enseignants / intervenants sur factures, surveillants, consulter des plannings enseignants ADE .faire le suivi des factures * Élaborer et faire vivre des tableaux de bord, * Suivre les facturations et les encaissements des droits de scolarité, * Mettre en place un parcours d'intégration pour tout nouvel arrivant (suivi du classeur procédure pour la partie RH) * Connaitre le nouveau logiciel (coté scolarité et RH) et être le relai, l'accompagnateur dans le futur changement. Pouvoir palier en cas d'absence ou en cas de besoin de renfort à certaines tâches urgentes * Gérer la rédaction du planning de présence en lien avec la RAU * Aider, si nécessaire dans la mise en place du plan stratégique à venir * Contribuer à la bonne ambiance et au bien-être au travail. Qualités requises * Sens de l'accueil, capacité d'adaptation aux différents publics * Connaitre les différentes activités /diplômes de la Faculté et le rôle de chaque assistante. Compétences nécessaires *Respect des valeurs / savoir-être / Respect de la confidentialité, *Autonomie *Bon relationnel / Adaptabilité et polyvalence (accueil physique et téléphonique) *Compétences sur les outils informatiques de gestion et de secrétariat, Adaptation aux outils internes, *Compétences rédactionnelles, *Capacité à communiquer en anglais écrit/oral.