About this role
Description des tâches Responsable Administratif et Financier Rattachement hiérarchique Direction Générale Contexte de l'entreprise: Dans le cadre de la réorganisation opérationnelle et du futur départ de notre actuelle Directrice Administrative d'ici fin 2026, nous recherchons notre futur(e) Responsable Administratif et Financier. Dans notre environnement d'entreprise multiculturel (allemand, français, luxembourgeois) d'installation et maintenance HVAC, ce poste combine des fonctions de pilotage opérationnel, de contrôle de gestion rigoureux et de supervision transversale. Missions et Responsabilités Clés: Le/la RAF aura la responsabilité de superviser les quatre grands piliers de notre administration : 1. Management Général et Opérationnel Assurer le pilotage de l'organisation administrative globale et le support au quotidien (informatique, événements, parc automobile, matériel). Manager l'équipe de l'administration : piloter la répartition des tâches, assurer la montée en compétences et gérer les absences et suppléances. Optimiser et digitaliser les processus internes, résoudre les problématiques inter-services et faire remonter (escalader) les points bloquants à la direction. Fournir un support opérationnel à la direction générale par la préparation d'analyses, d'évaluations et de bases de décision. 2. Contrôle de Gestion, Finance & Audit Piloter le contrôle de gestion des projets : analyser les écarts (coûts/recettes/marges), réviser les prévisions, valider les durées de projets et contrôler les coûts post-clôture. Assurer l'interface entre la finance et le métier : aligner les données de la comptabilité avec la gestion de projet, et suivre les flux de trésorerie (garanties bancaires, retenues de garantie). Coordonner de manière centrale l'audit financier avec notre auditeur externe (pré-audit de novembre et audit final en mars-avril), préparer les dossiers et justifier les données. 3. Supervision Comptable et RH (en binôme) Encadrer la facturation régulière et en temps utile des clients. Organiser les relances et suivre le bon recouvrement des factures clients. Assurer les cycles de paiement (et la collecte systématique des escomptes fournisseurs). Procéder au contrôle et à la validation finale des factures d'achat du département administratif. Superviser l'administration RH : contrôler avec ses équipes les temps de travail avant l'envoi en paie, apporter un support à la rédaction de courriers/contrats RH, et faire l'interface avec le comité d'entreprise. Fixer les grilles salariales annuelles, notamment pour la facturation des heures de projets. 4. Administration des Systèmes, Gérance Juridique, Services Généraux et Projets Transversaux Gérer l'administration du système ERP (LABEL) : gérer les accès et les droits, effectuer les clôtures mensuelles et annuelles. Assurer le suivi des engagements contractuels et la gestion globale des assurances (incluant le traitement des sinistres sur les chantiers et les bâtiments). Assurer la supervision hiérarchique et le contrôle de la gestion du parc automobile (fleet management). Piloter la qualité (norme ISO 9001) et mener des projets transversaux d'amélioration continue tels que la poursuite de la digitalisation de l'entreprise. Profil et Qualités Requises: Compétences Linguistiques: En raison de la forte multiculturalité de notre entreprise et des interactions quotidiennes avec les différentes équipes, le profil recherché doit impérativement parler et comprendre l'allemand et le français. La compréhension du luxembourgeois constitue un atout supplémentaire. Expertise Technique (Hard Skills): Solide formation et expérience avérée en gestion financière, contrôle de gestion (idéalement appliqué à la gestion de projets) et comptabilité. Maîtrise des mécanismes de préparation et de justification lors d'audits financiers (ex. : relation avec des auditeurs). Expérience dans l'administration des Ressources Humaines et le droit contractuel/gestion des assurances. Forte aisance informatique avec les systèmes de type ERP (l'administration de logiciels type LABEL est un plus). Savoir-être et Aptitudes (Soft Skills): Excellente capacité managériale pour encadrer, coordonner et faire évoluer une équipe variée. Esprit critique et excellente capacité d'analyse pour évaluer et challenger des données financières et économiques. Sens aigu de l'organisation garantissant une stricte séparation des rôles entre l'exécution, le contrôle et la validation. Excellentes compétences de communication inter-départements (capacité à lier les visions comptables, administratives et métier).