About this role
Kierownik Działu marketingu i fundraisingu (k/m). Pracodawca: Nadbałtyckie Centrum Kultury w Gdańsku. Miejsce pracy: Gdańsk, pomorskie. Rodzaj umowy: Umowa o pracę na okres próbny. Zakres obowiązków: Zarządzanie zespołem pracowniczym: - Organizacja pracy działu, w tym opracowywanie harmonogramów pracy, przydzielanie pracy podległym Pracownikom i nadzór nad efektywnym wykorzystaniem czasu pracy podległych Pracowników. - Koordynowanie podziału zadań w ramach Działu oraz współpracy z pracownikami innych komórek organizacyjnych NCK Gdańsk zaangażowanych w realizację projektów i działań Działu poprzez dokonywanie podziału zadań między Pracowników działu, w tym powoływanie zespołów projektowych, ustalanie szczegółowych zakresów obowiązków oraz bieżący nadzór nad realizacją zadań, pod kątem zgodności z przyjętymi w NCK procedurami w tym kontrolowanie jakości tworzonej dokumentacji projektowej oraz odchyleń od uzgodnionych zakresów tolerancji takich wskaźników jak: budżet, harmonogram, jakość, zakres, zrównoważony rozwój. - Stosowanie i nadzór nad bezwzględnym przestrzeganiem przez podległy zespół instrukcji, regulaminów i zarządzeń, przepisów BHP, przeciwpożarowych, Regulaminu Pracy oraz zachowania tajemnicy służbowej. - Wnioskowanie do Dyrektora NCK Gdańsk w sprawach kadrowych podległego zespołu. - Dokonywanie okresowej oceny pracy podległych Pracowników. - Prowadzenie samooceny w ramach systemu kontroli zarządczej, w tym monitorowanie realizacji celów działu oraz identyfikacja i zarządzanie ryzykiem w dziale. Zadania organizacyjno-formalne: - Opiniowanie dokumentów wpływających do działu i dekretowanie ich na poszczególnych pracowników Działu. - Zapewnienie wysokiej jakości merytorycznej działań oraz zgodności realizowanych projektów z założeniami programowymi i budżetowymi. Przygotowywanie projektów umów w zakresie zadań działu, we współpracy z Radcą Prawnym i Działem Finansowym. - Sporządzanie rocznych planów zamówień publicznych realizowanych przez Dział oraz przygotowywanie procedur zamówień publicznych zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych NCK Gdańsk. - Inicjowanie i koordynowanie procesu pozyskiwania środków finansowych na realizację projektów właściwych dla Działu, w tym współudział w opracowywaniu i składaniu wniosków o dofinansowanie do programów krajowych, unijnych i innych źródeł finansowania, we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi NCK Gdańsk. - Koordynowanie realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych oraz monitorowanie ich prawidłowego przebiegu, w tym współpraca przy przygotowaniu dokumentacji niezbędnej do rozliczenia i raportowania projektów z właściwymi komórkami organizacyjnymi NCK Gdańsk. - Weryfikacja merytoryczna wydatków w zakresie realizowanych przez Dział działań, zgodnie z zakresem kompetencji Działu oraz przy współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi odpowiedzialnymi za obsługę finansową i administracyjną projektów. - Wykonywanie samokontroli w toku codziennej pracy zgodnie z wewnętrznym regulaminem kontroli w NCK Gdańsk oraz kontroli merytorycznej działań NCK Gdańsk w zakresie zadań działu. - Udział w pracach komisji wewnętrznych instytucji (np. komisje przetargowe, inwentaryzacyjne), powiązanych z działalnością merytoryczną Działu, w razie powołania przez Dyrektora. - Gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie kompletnej dokumentacji spraw prowadzonych przez Dział. - Monitorowanie przebiegu realizowanych działań oraz ewaluacja efektów działań, w tym analiza rezultatów i formułowanie wniosków na przyszłość (tzw. lessons learnt). - Wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora NCK, które mieszczą się w zakresie statutowej działalności instytucji i kompetencjach Kierownika Działu, z uwzględnieniem aktualnych priorytetów Działu, dostępnych zasobów oraz bieżącego obciążenia realizowanymi projektami. Zadania wizerunkowe i rozwojowe - Dbanie o pozytywny wizerunek NCK Gdańsk oraz prezentowanie działań w przestrzeni publicznej w zakresie zadań Działu, poprzez prelekcje, udział w panelach, wypowiedzi dla przedstawicieli mediów itd. - Przygotowywanie wkładu merytorycznego do materiałów promocyjnych i informacyjnych dotyczących działań Działu - Współpraca z Działem marketingu i fundraisingu przy promocji projektów oraz z Działem rozwoju publiczności i wydawnictw w zakresie działalności wydawniczej, w tym publikacji drukowanych i cyfrowych. - Współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi i samodzielnymi pracownikami NCK Gdańsk, w tym terminowe przekazywanie odpowiedniej dokumentacji i innych materiałów pracownikom pozostałych działów NCK Gdańsk zaangażowanym w projekt. - Stymulowanie działań kreatywnych i proaktywnych, wpisujących się w działalność instytucji, jej aktualny i przyszły program działań. - Podnoszenie kwalifikacji zawodowych poprzez pracę własną oraz udział w szkoleniach, konferencjach, seminariach, panelach, wydarzeniach branżowych, wizytach studyjnych itd. Zadania własne Działu: - Public Relations i Media Relations - Oficjalne reprezentowanie NCK Gdańsk w mediach masowych (prasa, radio, telewizja, portale internetowe) - Budowanie baz, utrzymywanie i stałe aktualizowanie relacji z dziennikarzami i liderami opinii lokalnymi, ogólnopolskimi oraz zagranicznymi (ze szczególnym uwzględnieniem regionu Morza Bałtyckiego), a także z kluczowymi twórcami internetowymi, blogerami i liderami opinii (influencerami). - Samodzielne przygotowywanie (oraz autoryzacja wypracowanych przez zespół) komunikatów i informacji prasowych dotyczących strategicznych projektów NCK Gdańsk. - Organizowanie konferencji/spotkań prasowych, briefingów oraz spotkań z mediami. - Prowadzenie i koordynacja komunikacji kryzysowej instytucji. - Inicjowanie, negocjowanie oraz nadzór nad realizacją strategicznych umów patronaty/partnerstwa medialne. - Strategia marketingowa i nadzór wizerunkowy - Dbałość o identyfikację wizualną, spójność przekazu oraz stałe wzmacnianie marki NCK Gdańsk, a także podległych obiektów (Ratusz Staromiejski, Centrum św. Jana) na szczeblu lokalnym, regionalnym, krajowym i międzynarodowym. - Planowanie krótko- i długoterminowych strategii marketingowych dla flagowych wydarzeń NCK Gdańsk (festiwale, koncerty, wystawy i inne) oraz nadzór nad ich wykonaniem przez podległych pracowników i współpracowników. - Akceptacja i nadzór nad planami kampanii promocyjnych, w tym sprzedażowych (offline i online), realizowanych operacyjnie przez podległych pracowników i współpracowników. - Strategiczny nadzór nad rozwojem kanałów social media, strony www instytucji, newsletterów oraz wdrażaniem nowoczesnych narzędzi cyfrowych wspierających relacje z odbiorcami. - Nadzór i koordynacja stałej współpracy z zewnętrznymi podmiotami oraz podwykonawcami wspierającymi działania marketingowe (np. fotografami, twórcami/operatorami video, grafikami, projektantami, drukarniami). Fundraising i strategiczne partnerstwa finansowe - Mapowanie komercyjnych źródeł funduszy zewnętrznych i proaktywne pozyskiwanie sponsorów biznesowych. - Nadzór nad działaniami specjalisty ds. fundarisingu w zakresie prowadzenia Osobiste prowadzenie rozmów, negocjowania umów i budowania długoterminowych partnerstw finansowych oraz pozafinansowych z sektorem prywatnym (w tym z kluczowymi przedsiębiorstwami regionu pomorskiego). - Nadzór nad procesem przygotowywania, składania i rozliczania wniosków o dofinansowanie z funduszy publicznych (w tym programy MKiDN, fundusze unijne/Interreg, środki samorządowe), realizowanym przez specjalistę ds. fundraisingu. - Zapewnienie prawidłowej realizacji i ewaluacji świadczeń promocyjnych i wizerunkowych na rzecz pozyskanych sponsorów i donatorów. Komunikacja wewnętrzna - Inicjowanie, wdrażanie oraz nadzór nad procesami i narzędziami komunikacji wewnętrznej skierowanej do pracowników wszystkich komórek organizacyjnych NCK Gdańsk, na polecenie Dyrekcji - Dbanie o prawidłowy i terminowy przepływ informacji o projektach wewnątrz instytucji, budowanie spójnego wizerunku działań NCK wśród zespołu oraz wspieranie działań integrujących i informacyjnych w porozumieniu z Dyrekcją. - Wsparcie techniczne i narzędziowe Dyrekcji w obszarze dystrybucji informacji wewnętrznych, realizowane według wytycznych i wskazań Dyrektora NCK.. Wymagania: wykształcenie - wyższe (w tym licencjat) zawód - Kierownik działu reklamy / promocji / public relations język obcy - angielski, w mowie: B2 - wyższy średnio zaawansowany, w piśmie: B2 - wyższy średnio zaawansowany umiejetności - biegła obsługa komputera, Microsoft Office umiejetności - Dobre zdolności interpersonalne oraz komunikacyjne umiejetności - doświadczenie w pracy w zespole - wykształcenie wyższe, - doświadczenie w pracy w obszarze współtworzenia, zarządzania i/lub kierowania projektami z obszaru kultury i rozrywki (min. 6 lat), dodatkowy atut w samorządowej instytucji kultury, - biegła obsługa komputera, w tym pakietu Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, OneDrive, Teams), Canva lub podobne, - bardzo dobra umiejętność redagowania i tworzenia treści dostosowanych do różnych kanałów komunikacji, - swobodne poruszanie się w mediach społecznościowych i znajomość zasad ich prowadzenia, Mile widziane: - znajomość narzędzi do wysyłki newsletterów (GetResponse), - Podstawowa umiejętność analizy danych (Meta Business Suite, Google Analytics), - wiedza z zakresu powierzonego stanowiska, - umiejętność dobrej organizacji pracy oraz efektywnego zarządzania czasem, - bardzo dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie, - bardzo dobra znajomość języka angielskiego, mile widziana znajomość innego obcego języka, - umiejętność zarządzania zespołami i zasobami oraz delegowania zadań udokumentowana przebytymi szkoleniami lub wykształceniem kierunkowym lub doświadczeniem na stanowisku kierowniczym (min. 2 lata), - umiejętność prowadzenia jasnej i efektywnej komunikacji; decyzyjność; wysoki poziom samodzielności i odpowiedzialności; umiejętności analityczne. staż pracy ogółem - lata: 6. Wynagrodzenie: od 7 100 PLN - równoważny system czasu pracy, - trzymiesięczny okres próbny.