About this role
In het kort: Je gaat twee afdelingsmanagers en het managementteam ondersteunen met agendabeheer, vergaderorganisatie, notuleren, administratieve en facilitaire taken, en je zorgt dat werkbezoeken, ketensessies en secretariaatsprocessen soepel verlopen. Managementassistent Cluster Dienstverlening Ons aanbod Werklocatie: Wilhelminakade 179, De Rotterdam Thuiswerkbeleid: Dinsdag is een verplichte kantoordag. Op de andere dagen is het mogelijk om in overleg vanuit huis te werken Geen dag is hetzelfde in deze veelzijdige functie als Managementassistent. Met jouw organisatietalent, proactieve houding en oog voor detail maak jij elke dag het verschil. Jouw functie Je ondersteunt twee afdelingsmanagers op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief vlak. Dit doe je in nauwe samenwerking met de managers en de twee secretarissen. Daarnaast maak je deel uit van het Management Team, waar je een belangrijke ondersteunende rol vervult. Voor de afdelingsmanagers: - Houd je de complexe agenda’s op orde, bij het plannen van afspraken weet je te prioriteren; - Plan je vergaderingen in, meld je eventuele externe bezoekers aan en zet je stukken uit ter voorbereiding van vergaderingen; - Zorg je, indien nodig, voor verslaglegging en actielijsten van overleggen; - In goed overleg pak je proactief taken op uit de mailbox van de afdelingsmanager; - Onderteken je vooraf afgesproken stukken namens de afdelingsmanager; - Maak je prestatieverklaringen aan voor bestellingen en zorg je ervoor dat, samen met de besteller van de afdeling, de facturen betaald worden; - Bestel je geschenken; - Je bespreekt proactief met de afdelingsmanagers en teamleiders de jaarbonnen voor het komende jaar en zorgt voor de aanvraag hiervan. Voor de afdeling: - Je faciliteert de ketensessies en zorgt dat alles organisatorisch en technisch goed is geregeld; - Vraag je inkoopordernummers aan; - Organiseer je werkbezoeken en bijeenkomsten en boek je hiervoor geschikte locaties en bijbehorende caterin.