About this role
Griffiemedewerker 'administratie en komst & vertrek' Besluiten worden zichtbaar in de Statenzaal, maar goed werk begint vaak daarachter. Ben jij degene die overzicht brengt, processen soepel laat verlopen en bestuurders en Statenleden ondersteunt waar nodig? Dan past de functie griffiemedewerker 'administratie en komst & vertrek' wellicht goed bij jou. Wat ga je doen? Samen met je collega's ondersteun je Provinciale Staten en de griffie op administratief, secretarieel en organisatorisch vlak. Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, houdt gegevens en systemen actueel en verwerkt vragen en stukken. Daarnaast ben je een toegankelijk aanspreekpunt voor Statenleden, inwoners en collega's. Vanuit jouw rol houd je je onder meer bezig met het: - Coördineren van het volledige proces rondom de komst en het vertrek van Statenleden, fractievolgers, fractiemedewerkers en collega's van de griffie. - Beheren en actualiseren van gegevens van Statenleden, fractievolgers en fractiemedewerkers, waaronder registraties in het Stateninformatiesysteem, zoals nevenfuncties en het geschenkenregister. - Organiseren van attenties en relatiegeschenken voor Provinciale Staten en de griffie, zoals bloemen en statenpenningen. - Verwerken van de GS Monitor, in samenwerking met een collega griffiemedewerker. - Fungeren als aanspreekpunt voor fractiemedewerkers en het organiseren van het overleg tussen hen en de griffie. Daarnaast ben je op vrijdag het eerste telefonisch aanspreekpunt. - Verrichten van administratieve werkzaamheden in het financiële systeem UBW, zoals het aanmaken van inkoopordernummers en het verwerken van facturen. - Beheren van de griffiemailbox op vrijdag en het afhandelen van de daaruit voortvloeiende acties. - Ondersteunen van de griffier bij afwezigheid van de managementondersteuner, en het vervangen of ondersteunen van de functioneel beheerder en griffiemedewerkers bij afwezigheid of piekbelasting. Goed om te weten: de griffie is...