About this role
In het kort: Je gaat programmamanagers en projectleiders ondersteunen met agendabeheer, overlegvoorbereiding, verslaglegging, mailbox- en Teamsbeheer, archivering, planning en voortgangsbewaking, en levert inhoudelijke ondersteuning bij projecten, evenementen en administratieve verbeteringen. Secretariële werkzaamheden - Beheert agenda’s en maakt/verzet afspraken (met gevoel voor organisatie, functies en rollen waardoor goede prioriteitsstelling wordt gemaakt) - Afhandeling van vragen, verzoeken en gesprekken - Organiseert bijeenkomsten, vergaderingen en overleggen. Meestal intern en soms extern (bijvoorbeeld bijeenkomsten met inwoners, ondernemers) - Bereidt met de programmamanager/projectleider overleggen voor (agenda, verzamelen stukken) en notuleert indien nodig. - Bewaakt follow-up en voortgang van afspraken Administratieve werkzaamheden - Organiseert de Teams-omgeving van het programma en de projecten. Brengt daar structuur in aan en weet de faciliteiten van Teams goed te benutten en collega’s daarin te ondersteunen - Beheert de mailbox: checkt de binnenkomende mail, zet deze door naar collega’s en beantwoordt zelf de routinematige mails, neemt vervolgacties en archiveert. - Ondersteunt bij archivering van stukken, mails etc. - Doet voorstellen ter verbetering van de administratieve processen Overig - Houdt planningen bij en bewaakt de voortgang - Levert een inhoudelijke bijdrage aan projecten en evenementen, bewaakt en rapporteert over de voortgang van werkzaamheden bij projecten en evenementen. Maakt overzichten en planningen onder regie van de projectleiders of programma manager. Eisen -Dienstverband: Detachering - CV & Motivatie toegespitst op de opdracht, graag in het Nederlands aanleveren en in PDF-format. - MBO werk- en denkniveau bij voorkeur in secretariële of administratieve richting - De aangeboden kandidaat heeft enkele jaren ervaring als Programma-assistent of -ondersteuner of als projectondersteuner. Toelichting: Benoemen in het cv - Uitsteken.