About this role
1 Senior Executive Assistant to the Founders (m/w/d) Wien Vollzeit ab € 80.000 brutto/Jahr Für unseren Kunden, ein international ausgerichtetes AI-Technologieunternehmen mit Sitz in Wien, suchen wir eine erfahrene Executive Assistant (m/w/d), die zwei Founder auf höchstem professionellem Niveau im Tagesgeschäft unterstützt und als verlässliche organisatorische Schnittstelle agiert. Ihre Aufgaben: * Professionelle Unterstützung der beiden Founder in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen * Eigenständige Steuerung und Priorisierung von Terminen, Meetings, Reisen und laufenden To-dos * Strukturierung und Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungsbedarf und Follow-ups * Unterstützung im E-Mail-Management sowie eigenständige Priorisierung relevanter Themen * Vorbereitung und Organisation interner und externer Meetings * Professionelle Kommunikation mit internationalen Geschäftspartner, Kund und weiteren Stakeholdern * Koordination und Organisation des Wiener Office-Alltags * Schnittstelle zu externen Dienstleister sowie Unterstützung bei ausgewählten administrativen Themen rund um die österreichische Gesellschaft * Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft * Aktive Nutzung moderner digitaler Tools und AI-Anwendungen zur effizienten Gestaltung von Prozessen und Arbeitsabläufen Ihr Profil: * Mehrjährige, idealerweise rund zehnjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer vergleichbaren Senior-Support-Funktion * Erfahrung in der direkten Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, C-Level Executives oder Foundern * Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ausgezeichnete Englischkenntnisse; idealerweise Erfahrung in einem englischsprachigen, britischen oder stark international geprägten Unternehmensumfeld * Erfahrung im Umgang mit internationalen Stakeholdern und Kunden, insbesondere aus dem US-amerikanischen Raum, von Vorteil * Ausgeprägte Organisationsstärke und ein sehr gutes Gespür für Prioritäten sowie die Fähigkeit, auch in dynamischen und zeitkritischen Situationen souverän, strukturiert und lösungsorientiert zu agieren * Hohe Selbstständigkeit, Eigeninitiative, Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein sowie ein professioneller und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen * Positive, verbindliche und wertschätzende Kommunikation, kombiniert mit Teamorientierung, Pragmatismus und einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität * Freude daran, komplexe Abläufe zu strukturieren, Themen proaktiv voranzutreiben und den Foundern organisatorisch den Rücken freizuhalten * Sehr gute digitale Kompetenz, hohe Responsiveness sowie Neugier und Offenheit gegenüber neuen Technologien und AI-basierten Arbeitsweisen Wir bieten: * Eine verantwortungsvolle Vertrauensposition in unmittelbarer Zusammenarbeit mit zwei Foundern * Ein internationales, technologieorientiertes Umfeld mit hoher Dynamik und professionellem Anspruch * Ein kleines, hochqualifiziertes Team mit direkter Kommunikation und kurzen Entscheidungswegen * Flache Hierarchien sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum * Die Möglichkeit, organisatorische Abläufe und Strukturen am Wiener Standort aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln * Eine moderne, wertschätzende Unternehmenskultur, geprägt von Zusammenarbeit, Offenheit, Neugier und gegenseitigem Respekt * Homeoffice nach individueller Abstimmung * Eine langfristig ausgerichtete Position mit hoher Sichtbarkeit und unmittelbarer Nähe zu zentralen unternehmerischen Entscheidungen * Ein Jahresbruttogehalt ab EUR 80.000, mit der Bereitschaft zur Überbezahlung abhängig von Qualifikation und einschlägiger Erfahrung Wir uns auf Ihre Bewerbung! Online-Bewerbung: https://globe.at/jobs/senior-executive-assistant-to-the-founders-m-w-d / globe personal services GmbH Stefanie Fialka Walcherstraße 2A -Stock 10, Top 2 in 1020 Wien https://www.globe.at / Das Mindestentgelt für die Stelle als Senior Executive A...