About this role
RESPONSABILITÉS : DIRECTION GENERALE : - Assurer la gestion du courrier entrant et sortant ainsi que de la messagerie électronique. - Réceptionner, orienter et filtrer les appels téléphoniques. - Accueillir les visiteurs et les interlocuteurs internes et externes. - Gérer les agendas et organiser les rendez-vous. - Assurer la mise en forme, la diffusion, le classement et l'archivage des documents administratifs. - Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous. - Assurer le suivi administratif des conventions de partenariat. - Participer à la gestion documentaire et à l'archivage. - Assurer la gestion des fournitures et des équipements de bureau. - Gérer les réservations de salles de réunion. - Assurer la continuité de service du secrétariat général en l'absence de la responsable des affaires générales. DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES NON MEDICALES : - Prise de rendez-vous et gestion des agendas. - Mise en forme, traitement, diffusion, classement et reproduction des documents (rapports, courriers, notes de service ou d'information). - Gestion des stages : accueil physique et téléphonique, réception et traitement des demandes, interface avec les structures scolaires, IFAS et IFSI et organisation des stages collectifs. - Suivi des dossiers de protection fonctionnelle. DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES MEDICALES : - Organisation des rendez-vous et des réunions. - Mise en forme et diffusion des notes d'information. INSTANCES : - Préparation et participation à la CSIRMT (convocations, OJ, CR). - Envoi des documents relatifs aux instances (convocations, OJ) : CSE, F3SCT, COPIL médico-économique et Commission d'Hémovigilance. PROFIL RECHERCHÉ : Contraintes et difficultés du poste : - Polyvalence et réactivité au quotidien. Compétences requises sur le poste : - Maîtrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat. - Excellente expression orale et écrite. - Sens de l'organisation et de l'accueil. - Connaissance des méthodes de classement et d'archivage. - Capacité à la mutualisation et au travail en coordination avec la Secrétaire Générale. Le savoir-faire /savoir-être : - Discrétion et diplomatie. - Aisance relationnelle. - Autonomie. - Esprit de synthèse. - Rigueur. - Réactivité. - Disponibilité. - Aptitude au travail en équipe. Un niveau BAC à BAC+2 est souhaité dans la mesure du possible ainsi qu'une première expérience serait appréciée Temps de travail et amplitude horaire : 100 % (du lundi au vendredi) / 09h -17h / 10h-18h