About this role
Dans le cadre de son activité, notre client recherche un(e) Assistant(e) Polyvalent(e) Support Achats & QSEA H/F. Véritable relais des services support, vous assurez des missions administratives, logistiques et organisationnelles afin de garantir le bon fonctionnement du site. Vos missions. Accueil et gestion administrative - Assurer l'accueil physique et téléphonique du site. - Informer les visiteurs sur les règles de sécurité. - Gérer le courrier et les accès à l'intranet. - Réserver les salles de réunion et organiser les déplacements du personnel. - Vérifier les factures liées aux réservations. - Accueillir les nouveaux collaborateurs et les orienter sur le site. Support Achats - Gérer les stocks de fournitures de bureau, mobilier, vêtements de travail et EPI. - Réaliser les inventaires et passer les commandes nécessaires. - Demander et analyser les devis fournisseurs. - Réceptionner les livraisons et traiter les éventuels litiges. - Assurer le suivi administratif des demandes d'achat et des factures. - Participer à la gestion des contrats des prestataires externes. - Équiper les salariés et intérimaires en vêtements de travail et équipements de protection. - Suivre les prestations de nettoyage du site et contrôler les factures associées. Support QSEA - Mettre en ligne les procédures QSEA sur l'intranet et diffuser les versions papier. - Participer à la mise à jour documentaire avec les différents services. - Suivre les échéances de révision des procédures. - Mettre à jour les indicateurs qualité et environnement. - Apporter un soutien logistique aux actions de sensibilisation à la sécurité. Support général - Assurer l'affichage des informations réglementaires RH. - Mettre à jour l'organigramme et le répertoire téléphonique. - Gérer l'archivage de la documentation. - Participer à la préparation des convocations CSE. - Suivre l'entretien du véhicule de société. - Assurer le suivi des procédures internes de signature et des cahiers de consignation. - Saisir les résultats et statistiques de production. Connaissances et complexité : - Niveau Baccalauréat ou équivalent par expérience - Expérience professionnelle de 3 à 5 ans - Connaissances en gestion administrative et bureautique - Connaissances de base en achats - Connaissances approfondies de l'entreprise, de ses services et de son organisation - Connaissance des normes, procédures internes et QSEA - Maîtrise des logiciels bureautiques et outils spécifiques (SAP, intranet) - Connaissance générale de l'anglais parlé Résolution des problèmes : - Assurer un support pluridisciplinaire auprès de différents services et gérer des tâches variées - Identifier les priorités et traiter les demandes urgentes de plusieurs départements - Gérer les litiges avec les fournisseurs et prestataires externes Liberté d'action : - Respect des standards achats, logistique, procédures QSEA et règles internes - Autonomie dans la gestion des prestataires, l'accueil, les commandes et les vêtements de travail - Validation du responsable nécessaire pour les achats importants, les modifications logistiques et les litiges majeurs Communication et concertation Contacts internes : - Échanges quotidiens avec les différents services pour transmettre et recueillir des informations - Contacts réguliers avec les responsables RH, Achats et QSEA pour coordonner les priorités - Échanges occasionnels avec les services du groupe pour l'organisation des déplacements professionnels Contacts externes : - Accueil et information des visiteurs, formateurs et clients - Relations régulières avec les prestataires externes (ménage, blanchisserie, distributeurs, etc.) - Suivi des fournisseurs et gestion des éventuels litiges - Contacts ponctuels avec les hôtels et transporteurs pour l'organisation des déplacements Vous êtes organisé(e), autonome et appréciez les missions variées ? Ce poste est fait pour vous. Envoyez-nous votre candidature dès maintenant !