About this role
Missions : Secrétariat : Accueil physique et téléphonique Ouverture des dossiers clients sur SECIB néo et ouverture physique Préparation de messages et courriers (en français et en anglais) Relecture / Mise en page et impression de documents Préparation de présentations Powerpoint Rédaction et envoi de courriers/messages Organisation des déplacements collaborateurs & associés (réservation auprès de l'agence) Inscription aux conférences Mise à jour régulière de la base de données des contacts Outlook et campagnes envoi d'e-mailings (ex : vœux annuels aux clients) Gestion de la boîte mail générique du Cabinet et redistribution quotidien des courriels aux membres de l'équipe qui sont concernés Gestion du courrier arrivée (poste et palais), scan aux gestionnaires des dossiers + redistribution à l'ensemble de l'équipe Gestion du courrier départ (affranchissement et transfert du courrier à la poste 1 semaine/2) Juridique : Gestion du RPVA (e-barreau, Opalexe) : o Réception et envoi des messages, pièces, conclusions, significations et placements o Classement dans SECIB néo o Distribution des messages reçus aux gestionnaires de dossier Gestion e-Carpa : ouverture de comptes, surveillance arrivée des fonds, transmission des fonds après accord de l'associé et vérification Comptabilité : Administration de la facturation (en relation avec l'associé) : o Facturation mensuelle sur le logiciel SECIB néo o Mise à jour des taux horaires o Envoi des factures aux clients par mail ou dépôt de celles-ci sur leurs plateformes o Suivi mensuel des impayés clients o Identification des règlements clients, préparation de divers tableaux mensuels Enregistrement des factures des prestataires juridiques (ex. postulants) et des notes de frais collaborateurs dans les dossiers clients (sur SECIB néo) Divers : Gestion des commandes (fournitures de bureau, papeterie, boissons, etc.) Coordination avec les prestataires de services généraux (maintenance machine Nespresso, fontaines à eau ; défibrillateur, etc.) Achat des ouvrages de la bibliothèque et référencement pour classement Compétences requises : - Maîtrise du Pack Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) Maîtrise de l'outil métier SECIB néo (facturation, gestion des dossiers, etc.) : indispensable Habituée à la facturation Rigueur, maîtrise et agilité avec les chiffres Français & anglais courants Qualités attendues : - Excellentes qualités organisationnelles, rédactionnelles et relationnelles Autonomie et esprit d'initiative Discrétion et confidentialité Le poste sera placé sous la responsabilité des associés et impliquera une collaboration étroite avec la Secrétaire Générale. Le Cabinet : Créé en 2004 par les associés d'un cabinet londonien réputé, le cabinet Ormen Passemard - ORPA Legal est actuellement co-dirigé par deux de ses fondateurs historiques, Pascal Ormen et Rémi Passemard, et comprend une douzaine de collaborateurs ainsi que quatre salariés. Le Cabinet est reconnu par les clients et annuaires professionnels comme l'un des leaders du traitement des litiges complexes et collectifs aux enjeux importants en France et à l'étranger, spécialement en contentieux commercial, en assurance et réassurance, en construction ainsi qu'en droit de la responsabilité