About this role
In het kort: Je gaat als spin in het web het afdelingshoofd en MT ondersteunen met agendabeheer, overlegvoorbereiding, notuleren, communicatie, jaarplannen, documentstromen en het organiseren van bijeenkomsten binnen de afdeling PMI. Opdrachtomschrijving: Werkzaamheden afdelingsondersteuner: - Agendebeheer afdelingshoofd PMI (8 uur per week) - Planning, voorbereiden en notuleren PMI MT overleg (6 uur per week) - Organiseren en voorbereiden van (thema)bijeenkomsten en afdelingsactiviteiten (4 uur per week) - Verzamelen en opstellen van wekelijkse afdelingscommunicatie (4 uur per week) - Ondersteunen in opstellen van PMI jaarplan(nen) en monitoren van de uitvoering hiervan (2 uur per week) - Ondersteuning/vervanging directiesecretaris in het voorbereiden en ondersteunen van het Managementteam van Directie Informatievoorziening (4 uur per week) - Afstemmen en samenwerken met andere afdelingsondersteuners bij Directiebrede aangelegenheden (2 uur per week) Achtergrond opdracht: De Directie Informatievoorziening bestaat uit een viertal afdelingen. Een van deze afdelingen is de afdeling PMI, waar alles draait om IVprojecten en programma's. De afdeling PMI bestaat uit een afdelingshoofd, 4 programmamanagers (verdiepingsmanagers genoemd), een coördinator PMO-Office, coordinator communicatie en een testmanager. Het afdelingshoofd maakt deel uit van het Managementteam van de Directie. Onder de coordinatoren zijn er ca. 120 projectmedewerkers (in- en extern) zoals projectleiders, testers, pmo's, etc. De rol van de afdelingsondersteuner is de spin-in-het-web binnen de afdeling waarin verschillende operationele taken zijn opgenomen. De Directie Informatievoorziening (DI) bestaat uit de volgende onderdelen: 1. CIO-Office De CIO-office is verantwoordelijk voor het stellen van kaders en de sturing hierop om ervoor te zorgen dat de informatievoorziening van de DJI kwalitatief hoogwaardig en toekomstbestendig is en blijft. Daarnaast heeft het een adviesfunctie ten aanzien van opdra.