About this role
DE POSITIEAls Management Assistant maak je deel uit van het secretariaat van het Ship Management Department. Samen met je collega's binnen het secretariaat verzorg je de dagelijkse secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning van de afdeling. Je bent verantwoordelijk voor uiteenlopende werkzaamheden, zoals het beheren van agenda's, organiseren en ondersteunen van vergaderingen, plannen van zakenreizen en verzorgen van interne en externe correspondentie. Daarnaast ondersteun je bij de onboarding van nieuwe medewerkers, IT-gerelateerde zaken en algemene administratieve werkzaamheden. Je neemt eigenaarschap, denkt vooruit en zorgt ervoor dat afspraken, documenten en praktische zaken goed zijn geregeld. JOUW IMPACTAls Management Assistant zorg jij ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden binnen de afdeling efficiënt en professioneel verlopen. Dankzij jouw organisatietalent, proactieve houding en oog voor detail kunnen collega's rekenen op een betrouwbare en professionele ondersteuning. Binnen deze functie houd jij je onder andere bezig met: - Het beheren van agenda's en ondersteunen bij het plannen en organiseren van afspraken. - Het organiseren en ondersteunen van vergaderingen, inclusief het regelen van benodigde faciliteiten. - Het plannen van nationale en internationale zakenreizen, inclusief vluchten en accommodaties. - Het verzorgen van interne en externe correspondentie via e-mail, Teams, telefoon en interne platforms. - Het voorbereiden, verwerken en zorgvuldig archiveren van correspondentie en documentatie. - Het ondersteunen bij de onboarding van nieuwe medewerkers. - Het afhandelen van IT-gerelateerde en algemene administratieve zaken. - Het aanmaken en verwerken van purchase orders. - Het signaleren van verbeterkansen binnen administratieve processen en werkwijzen. . OVER JOUJe bent een georganiseerde, proactieve en servicegerichte professional die energie krijgt van het ondersteunen van anderen. Je schakelt gema