About this role
Personal Assistant Vast 24 - 32 uur Leuke vaste rol in Amsterdam! Sommige PA-rollen draaien om een goed georganiseerde agenda. Deze gaat nét een paar stappen verder. Voor een grote, maatschappelijk betrokken organisatie in Amsterdam zoeken wij een ervaren Personal Assistant die een bestuurder ondersteunt en tegelijkertijd onderdeel wordt van een klein en zeer ervaren secretariaat. Een omgeving waar veel gebeurt, belangen soms door elkaar lopen en jij degene bent die snel ziet: dit moet nu, dit kan straks en dit hoeft misschien helemaal niet op het bureau van de bestuurder terecht te komen. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en vertrouwen. Je bent zelfstandig, houdt overzicht wanneer de dag anders loopt dan gepland en voelt regelmatig wanneer je moet versnellen, afstemmen of juist even niets moet doen. Geen rol voor iemand die graag op instructies wacht. Wel voor een PA die plezier krijgt van dynamiek, complexe agenda's en het organiseren van rust in een omgeving waar behoorlijk wat tegelijk gebeurt. Wat ga je doen? Jij bent volledig verantwoordelijk voor de ondersteuning van de bestuurder. Agenda, inbox, afspraken, onverwachte verzoeken: jij zorgt ervoor dat alles logisch samenkomt. Daarnaast werk je nauw samen met je collega's binnen het secretariaat. Jullie hebben ieder je eigen aandachtsgebied, maar kijken ook met elkaar mee. Daardoor weet je wat er speelt en kun je gemakkelijk voor elkaar inspringen. Concreet ga je onder andere: - de complexe agenda van de bestuurder beheren en voortdurend prioriteiten afwegen - de inbox beheren, berichten beoordelen en waar mogelijk zelfstandig afhandelen of uitzetten - afspraken en overleggen organiseren en zorgen dat de bestuurder goed voorbereid is - binnenkomende verzoeken beoordelen: wat is urgent, wat kan wachten en waar is een vriendelijk 'nee' het beste antwoord? - vooruitdenken en verbanden leggen tussen afspraken, personen en onderwerpen - samenwerken met de andere ...