About this role
1 Office Manager_in mit Empfangsverantwortung (m/w/x) Wir suchen eine_n engagierte Office Manager_in (m/w/x) mit Empfangsverantwortung für unseren Standort in 1220 Wien Über die Rolle Du bist die zentrale Anlaufstelle in unserem Wiener Büro - für Kolleg_innen, Gäste und Geschäftspartner_innen. Mit deinem Organisationstalent und deiner herzlichen Art sorgst du dafür, dass im Office alles rund läuft: vom professionellen Empfang über die Meetingorganisation bis hin zur administrativen Unterstützung verschiedener Teams. Deine Aufgaben Empfang & Gästebetreuung * Du bist das Gesicht unseres Unternehmens - du empfängst Gäste, Kund_innen und Partner_nnen professionell und herzlich * Du betreust die Telefonzentrale und steuerst die Besucherverwaltung über unser digitales Zugangssystem * Du koordinierst die Zusammenarbeit mit externen Sicherheits- und Empfangsdiensten Empfangsnahe Administration & Dokumentenmanagement Kernbereich: Dokumenten- und Prozessmanagement (Finance-relevant) * Du steuerst und koordinierst den gesamten Dokumentenfluss zwischen Reception, Leasing und Accounts Receivable * Du stellst die fristgerechte Bearbeitung und Weiterleitung aller vertragsrelevanten Dokumente sicher * Du prüfst eingehende Dokumente auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und korrekte Zuordnung * Du unterstützt bei der Einhaltung interner Kontrollanforderungen (Internal Controls) * Du bringst dich in die kontinuierliche Verbesserung administrativer Prozesse und Dokumentenabläufe ein Meeting- & Terminorganisation: * Du koordinierst interne und externe Meetings - von der Raumbuchung über die Technik bis zur Einladung * Du unterstützt bei der Kalenderkoordination und sorgst dafür, dass Besprechungen reibungslos ablaufen Reise- & Eventmanagement: * Du buchst Geschäftsreisen (Flug, Bahn, Hotel) und kümmerst dich um die Reisekostenabrechnungen * Du organisierst Firmenevents, Catering und Bewirtungen - von der Planung bis zur Umsetzung * Du unterstützt bei der Dokumentation von CO2-relevanten Reisedaten Bereichsübergreifende Administrative Unterstützung: * Du übernimmst vielfältige administrative Aufgaben für die Bereiche Legal, HR, Controlling und Office Management * Du koordinierst Bestellungen, Reparaturen und technische Services * Du unterstützt beim Rechnungsmanagement und bei digitalen Freigabeprozessen Office-Pflege: * Du kümmerst dich um die Instandhaltung der Office-Begrünung (Pflege, Koordination externer Dienstleister bei Bedarf) Das bringst du mit: Must-have * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation * Mehrjährige Berufserfahrung im Empfangs- oder Office-Management-Bereich * Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook * verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse * Professionelles und freundliches Auftreten * Hohe Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise Das ist ein Plus: * Erfahrung mit digitalen Besucher_innen- oder Dokumentenmanagementsystemen * Kenntnisse in der Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung * Erfahrung in einem internationalen Unternehmensumfeld Was wir bieten * Modernes Büro im Herzen von Wien mit sehr guter öffentlicher Anbindung * Vollzeit 40h/Woche - fixen Arbeitszeiten - jedoch Möglichkeit intern abzustimmen und gelegentlich an persönliche Bedürfnisse anzupassen * Bruttomonatsgehalt auf Vollzeitbasis: € 3.000,- brutto. Je nach Qualifikation und einschlägiger Berufserfahrung besteht die Bereitschaft zur Überzahlung. * Zuschuss zur Wiener Linien Jahreskarte * Essensgutscheine (€ 8 pro Arbeitstag) * Regelmäßige Teamevents und ein wertschätzendes Miteinander * Gratis Parkplatz am Office-Standort * Gratis Kaffee, Obst und Müsli im Office Sende uns deine aussagekräftige Bewerbung mit aktuellem Lebenslauf, gültigem Lichtbildausweis und Meldezettel an: >>> [email protected] <<< Das Mindestentgelt für die Stelle als Office Manager_in mit Empfangsverantwortung (m/w/x) beträgt 3.000,00 ...