About this role
Réaliser le secrétariat, le suivi de certains dossiers et rendez-vous du Chef d'établissement. Organiser pour le Chef d'établissement le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques. Positionnement du poste -Liaisons hiérarchiques : le Chef d'établissement -Liaisons fonctionnelles : comptabilité, vie scolaire, enseignants, AESH, familles, élèves -Gestion des Tablettes Activités principales -Accueil physique et téléphonique des familles -Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques -Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage) -Prises de rendez-vous, tenue de l'agenda du Chef d'établissement -Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés -Prise de notes et rédaction de compte-rendu -Préparation et suivi des dossiers : préinscriptions, inscriptions, réinscriptions école et collège -Reproduction de documents, création de documents -Classement et archivage des documents : courriers, notes, compte-rendu, décisions -Diffusion des informations sur Ecole Directe -Gestion du personnel : Enseignants : PV, Absences, Paie sur ASIE, Bourses, absences, relance familles. -Assistance pédagogique pour les événements annuels (examens, stages, oraux,.) Savoir-faire requis -Utiliser des outils informatiques : logiciels Word, Excel, Charlemagne, SIECLE, ARENA -Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes -Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel (RGPD) -Renseigner les interlocuteurs -S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés -Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez-vous, de visites du Chef d'établissement -Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, notes, procès-verbal, CR, dossier.) -Organiser et prioriser les activités du secrétariat -Travailler en équipe