About this role
DESCRIPTIONVéritable bras droit du dirigeant, vous prenez en charge la gestion administrative, financière et RH des différentes structures du groupe. Vous contribuez à fiabiliser les processus internes, à améliorer le suivi de l'activité et à libérer la direction des tâches administratives courantes.Vous encadrez également une assistante administrative en alternance, dont vous organisez et contrôlez le travail.Vos principales missions sont les suivantes :Gestion administrative et encadrement- Organiser et superviser le travail de l'assistante administrative en alternance ;- Contrôler les devis, factures, relances clients et rapprochements bancaires ;- Accompagner l'alternante dans sa progression et le développement de ses compétences ;- Traiter les courriers, les courriels et les documents soumis à la direction ;- Anticiper les besoins administratifs et matériels de l'équipe.Facturation et suivi financier- Établir les factures d'avancement et de fin de prestations ;- Déposer les factures sur Chorus Pro ou les transmettre directement aux clients ;- Suivre les encaissements et effectuer les relances clients ;- Contrôler les factures fournisseurs et préparer les règlements ;- Tenir à jour l'échéancier de trésorerie ;- Assurer le suivi des dépenses, règlements et impayés.Comptabilité courante- Préparer et contrôler les dossiers comptables mensuels des différentes sociétés ;- Être l'interlocuteur ou l'interlocutrice du cabinet comptable ;- Réaliser les rapprochements bancaires ;- Tenir à jour les tableaux de suivi financier et de facturation.Paie et administration du personnel- Recueillir et consolider les éléments variables de paie ;- Transmettre les éléments validés au prestataire RH ;- Tenir à jour les dossiers du personnel : entrées, sorties, mutuelle, visites médicales etc. ;- Suivre les présences, congés et absences ;- Participer aux recrutements et à l'intégration des nouveaux collaborateurs ;- Assurer les relations administratives avec la médecine du travail, l'OPCO et les différents partenaires.Appels d'offres et conformité administrative- Assurer une veille sur les marchés publics ;- Constituer en autonomie les dossiers administratifs de candidature : DC1, DC2, attestations, assurances, certifications et références ;- Préparer et contrôler les dépôts dématérialisés ;- Maintenir à jour l'ensemble des documents administratifs et réglementaires des sociétés.Reporting et amélioration des processus- Produire un reporting mensuel consolidé de l'activité du groupe ;- Formaliser les procédures internes et les circuits de validation ;- Préparer et animer un point de suivi hebdomadaire avec le dirigeant ;- Identifier et signaler rapidement toute anomalie relative aux coûts, délais, impayés ou procédures ;- Proposer des solutions permettant d'optimiser l'organisation administrative.EXIGENCESProfil recherchéVous êtes titulaire, au minimum, d'un diplôme de niveau Bac+2, tel qu'un :- BTS Gestion de la PME ;- BTS Comptabilité et Gestion ;- BUT Gestion des entreprises et des administrations ;- ou diplôme équivalent.- Vous justifiez d'une expérience significative dans une fonction similaire, associant gestion administrative, facturation, pré-comptabilité et administration du personnel.Compétences attendues- Bonne maîtrise du cycle devis, commande, facture et règlement ;- Maîtrise des rapprochements bancaires et de la préparation comptable mensuelle ;- Expérience dans la préparation des variables de paie et l'administration du personnel ;- Très bonne maîtrise d'Excel, notamment des tableaux croisés dynamiques et tableaux de bord ;- Aisance avec Word, la messagerie et les outils collaboratifs ;- Excellentes capacités rédactionnelles ;- Capacité à contrôler et fiabiliser le travail d'un tiers ;- La maîtrise de Chorus Pro, des plateformes de marchés publics ou d'un outil de pré-comptabilité tel que Pennylane serait particulièrement appréciée ;- Une connaissance du BTP, de l'ingénierie ou de l'environnement des bureaux d'études constituerait un véritable atout.Qualités recherchées- Rigueur, fiabilité et sens du contrôle ;- Autonomie et capacité d'anticipation ;- Organisation et gestion des priorités ;- Discrétion et respect de la confidentialité ;- Pédagogie et bienveillance ;- Esprit d'analyse et de synthèse ;- Bon relationnel et capacité à proposer des solutions.AVANTAGESConditions proposées- Rémunéra...