About this role
Für die Verwaltung in unserem Baugeschäft suchen wir ab sofort eine Kaufmännische Angestellte / einen Kaufmännischen Angestellten (m/w/d) Sie unterstützen die Geschäftsleitung bei sämtlichen administrativen und organisatorischen Tätigkeiten und übernehmen insbesondere: Allgemeine Büroorganisation - Telefonische und schriftliche Korrespondenz - Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs - Terminplanung und Terminüberwachung - Ablage und Dokumentenmanagement - Pflege von Stammdaten und Akten Kaufmännische Tätigkeiten - Vorbereitung der Buchhaltung für das Steuerbüro - Prüfung und Erfassung von Eingangsrechnungen - Überwachung offener Vorgänge - Erstellung von Auswertungen und Übersichten - Pflege digitaler Datenbanken Bauunternehmen - Unterstützung bei der Angebots- und Rechnungserstellung - Organisation und Ablage von Projektunterlagen - Kommunikation mit Kunden, Nachunternehmern und Lieferanten - Nachverfolgung von Aufträgen und Terminen - Unterstützung bei Ausschreibungen und Vergaben Immobilienverwaltung - Unterstützung bei der Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) - Vorbereitung von Eigentümerversammlungen und Umlaufbeschlüssen - Bearbeitung von Eigentümer- und Mieteranfragen - Verwaltung von Vertragsunterlagen - Einholung und Nachverfolgung von Angeboten - Erstellung allgemeiner Schriftstücke nach Vorgabe Ihr Profil - Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Immobilienkauffrau/-mann, Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbar) - Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) - Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise - Freundliches und professionelles Auftreten - Organisationsgeschick und Zuverlässigkeit - Gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit - Berufserfahrung in der Immobilienverwaltung oder Baubranche ist von Vorteil, jedoch keine Voraussetzung Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Sachbearbeitung, Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Postbearbeitung, Büromaterialverwaltung, Korrespondenz, Abrechnung, Büromanagement, Kundenberatung, -betreuung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Terminplanung, -überwachung, Buchführung, Buchhaltung