About this role
Über uns Die ACS Services GmbH ist ein moderner Personaldienstleister mit Fokus auf kaufmännische, technische und projektbezogene Fachbereiche. Wir bringen qualifizierte Fachkräfte mit namhaften Unternehmen zusammen und bieten langfristige Perspektiven durch persönliche Betreuung und ein starkes Netzwerk. Für ein internationales Projektumfeld suchen wir eine engagierte Projektassistenz International Business & Operations (m/w/d). Ihre Aufgaben Projekt- und Managementunterstützung - Administrative Unterstützung der Führungskräfte sowie des Projektteams - Koordination von Terminen und Kalendern - Erstellung, Aufbereitung und Pflege von Präsentationen, Berichten und Auswertungen - Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Sonderaufgaben Internationales Reise- und Delegationsmanagement - Planung, Organisation, Buchung und Abrechnung nationaler und internationaler Dienstreisen - Koordination von Visa-Anträgen und internationalen Reiseanforderungen - Betreuung internationaler Projektdelegationen - Sicherstellung der Einhaltung interner Reise-, Sicherheits- und Compliance-Vorgaben Reporting & Administration - Erstellung von Reports, Statistiken und Analysen - Unterstützung bei Personalthemen, Zeiterfassung und administrativen Prozessen - Pflege und Verwaltung von Daten sowie Dokumentationen - Bearbeitung von Sonderthemen und Formularwesen Veranstaltungs- und Besuchermanagement - Organisation von Meetings, Workshops, Veranstaltungen und Team-Events - Betreuung nationaler und internationaler Besucher - Organisation von Besprechungsräumen und Bewirtungen Beschaffung & Standortorganisation - Durchführung von Bestellungen und Rechnungsbearbeitung - Koordination von Hardware- und Materialanforderungen - Unterstützung der Fachkraft für Arbeitssicherheit - Sicherstellung der Verfügbarkeit von Büro- und Arbeitsmaterialien Ihr Profil - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung im Assistenz-, Projektassistenz-, Office-Management- oder Administrationsumfeld - Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Excel, PowerPoint und Word - Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift - Kenntnisse in SAP R/3 sowie weiteren administrativen Systemen von Vorteil - Erfahrung in der Organisation internationaler Dienstreisen und Veranstaltungen wünschenswert - Ausgeprägtes Organisationsgeschick, hohe Serviceorientierung und selbstständige Arbeitsweise - Sicheres und professionelles Auftreten - Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen - Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Teamorientierung - Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prioritäten gleichzeitig zu koordinieren Wir bieten - Internationales Arbeitsumfeld - Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit - Moderne Arbeitsmittel und professionelle Prozesse - Persönliche Betreuung durch einen festen Ansprechpartner - Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten - Langfristige Perspektiven in einem dynamischen Projektumfeld Ihre Chance Sie sind Organisationstalent, Netzwerker und Dienstleistungsprofi zugleich? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Werden Sie Teil eines internationalen Teams und gestalten Sie Projekte aktiv mit. 👉 Jetzt bewerben und Teil unseres Netzwerks werden! Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Projektassistenz, Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung, SAP R/3, Microsoft Office