About this role
Für die Unterstützung des Gebäudemanagements eines öffentlichen Auftraggebers suchen wir Sie! Interessante, abwechslungsreiche Tätigkeiten warten auf Sie: • zentrale Beauftragung, Nachverfolgung und Abrechnung von ca. 350-600 Kleinstaufträgen in 6 Monaten, • operative Steuerung standardisierter Kleinreparaturen ohne technischen Planungsbedarf, • Bündelung wiederkehrender Kleinmaßnahmen zur Sicherstellung der Gebäudenutzbarkeit, • Entlastung technischer Fachkräfte von zeitintensiven Einzelbeauftragungen. • zentrale Bearbeitung und Nachverfolgung des Auftrags- und Rechnungsdurchlaufes, • Terminüberwachung laufender Beauftragungen, • Prüfung und Klärung fehlerhafter Rechnungen sowie Ermittlung und Vermeidung von Doppelbestellungen, • Koordination der Rechnungsklärung zwischen technischen Beschäftigten und Buchhaltung, • fachliche Aufbereitung und Zuordnung offener Rückstellungen in Abstimmung mit den zuständigen Beschäftigten, • Unterstützung der Mittelabflusssteuerung und Verbesserung der Budgettransparenz, einschließlich einer monatlichen Übersicht für die Teamleitungen, • strukturierte digitale Ablage von Unterlagen aus Wartungen, Prüfungen und Begehungen, • Unterstützung der technischen Beschäftigten bei der Erstellung und Pflege von Wartungs- und Prüfübersichten, insbesondere in Excel. • Dokumentation von Bearbeitungsständen, offenen Punkten und Fristen in den vorgegebenen Systemen. Idealerweise haben Sie folgende Qualifikationen: • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung; eine Zusatzqualifikation oder Berufserfahrung im technischen Gebäudemanagement ist wünschenswert • Nachweisbare Berufserfahrung in der Auftrags-, Rechnungs- oder Sachbearbeitung, vorzugsweise in einer öffentlichen Verwaltung oder im Gebäudemanagement • Sichere schriftliche und mündliche Deutschkenntnisse, mindestens Niveau B2 • Hohe Auffassungsgabe und Zahlenverständnis • Strukturierte, genaue, effiziente und eigenständige Arbeitsweise • Zuverlässigkeit, Flexibilität und Einsatzbereitschaft • Kommunikations- und Teamfähigkeit • Gute Anwenderkenntnisse in MS Office, insbesondere Excel und Outlook, sowie die Bereitschaft, sich kurzfristig in weitere Fachverfahren einzuarbeiten • Organisatorische Fähigkeiten und Belastbarkeit Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen!