About this role
Audit Booking Coordinator to kluczowe stanowisko w Eurofins, odpowiedzialne za zarządzanie procesem planowania i rezerwacji audytów w ramach działalności audytowej Eurofins. Osoba na tym stanowisku odpowiada za zapewnienie terminowej obsługi zapytań audytowych oraz sprawnego i płynnego przebiegu procesu rezerwacji audytów.
Preferowane jest doświadczenie na poziomie 2–3 lata w branży audytowej, testowej lub inspekcyjnej. Kandydat powinien mieć doświadczenie w komunikacji zewnętrznej z innymi firmami oraz w zarządzaniu procesami. Wymagana jest biegła znajomość języka angielskiego oraz następujące cechy:
odpowiedzialność,dobra organizacja własnej pracy,dbałość o szczegóły,skrupulatność i dokładność,dyscyplina,dobra znajomość standardowego pakietu MS Office oraz gotowość do nauki i korzystania z innych narzędzi.Osoba na tym stanowisku odpowiada za satysfakcję przypisanych klientów w zakresie wszystkich działań związanych z rezerwacją audytów, w tym za terminowość, przestrzeganie procesu, jasną komunikację, eskalowanie problemów oraz bieżący follow-up.
Audit Booking Coordinator pełni funkcję:
kluczowego punktu kontaktu w zakresie rezerwacji audytów,istotnego ogniwa pomiędzy klientem a sprawnym przebiegiem procesu audytowego,osoby odpowiedzialnej za prawidłowy i płynny przebieg procesu rezerwacji audytów.Do głównych obowiązków Audit Booking Coordinator należy:
przyjmowanie zapytań dotyczących audytów,kompleksowe zarządzanie procesem rezerwacji audytów, w tym:inicjowanie komunikacji mailowej dotyczącej rezerwacji,pozyskiwanie wymaganej dokumentacji, m.in. profili fabryk, informacji dotyczących płatnika, kopii licencji biznesowej itp.,weryfikowanie niezbędnych informacji, takich jak nazwa i adres fabryki, liczba pracowników itp.,tworzenie audytów w EAOL – wewnętrznej platformie Eurofins,monitorowanie i pozyskiwanie przedpłat,potwierdzanie daty lub przedziału czasowego realizacji audytu,komunikacja z klientami w razie potrzeby,przestrzeganie ustalonych czasów realizacji procesu planowania (turn-around-time) oraz proaktywne monitorowanie terminowej realizacji zadań,stosowanie się do procedur rezerwacji obowiązujących w Eurofins oraz instrukcji specyficznych dla poszczególnych klientów,cotygodniowy przegląd statusu rezerwacji wspólnie z Audit Operation Managerem podczas spotkania operacyjnego,przygotowywanie i aktualizowanie szczegółowego, cotygodniowego statusu rezerwacji dla poszczególnych klientów,przygotowywanie ofert dla specyficznych przypadków,przydzielanie audytorów do audytów,przesyłanie audytorom kompletnych pakietów audytowych (audit packs) w wymaganych terminach,udział w spotkaniach z lokalnymi klientami, jeśli jest to wymagane,promowanie oraz rozwijanie istniejących usług audytowych i innych powiązanych usług,utrzymywanie dobrych relacji z kluczowymi klientami,wsparcie Managerów i Supervisorów w codziennych zadaniach,wykonywanie innych zadań powierzonych przez przełożonych. Czego oczekujemy:
Język angielski na poziomie umożliwiającym swobodną pracę (dodatkowy język będzie dużym atutem – mile widziane Niemiecki, Francuski i Hiszpański),znajomość programów MS Office,wysoka motywacja, profesjonalizm i entuzjazm,umiejętność pracy pod presją czasu,bardzo dobra dbałość o szczegóły,umiejętność pracy wielozadaniowej, ustalania priorytetów, organizowania i koordynowania własnej pracy,zdolność rozumienia potrzeb klientów oraz proponowania i komunikowania najbardziej odpowiednich rozwiązań,umiejętność wpływania na innych w celu osiągania wspólnych celów z korzyścią dla klientów,pewność siebie oraz silne umiejętności interpersonalne i komunikacyjne,doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej,umiejętność budowania dobrych relacji roboczych ze współpracownikami, Korzyści z pracy w zespole Eurofins:
Możliwości rozwoju zawodowego w różnych kierunkach – jesteśmy stosunkowo młodą firmą w Polsce,międzynarodowe środowisko pracy – codzienny kontakt z zespołami globalnymi,praca w 100% zdalna,elastyczna forma czasu pracy,prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie grupowe, karta Multisport.