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INFORMACIÓN DEL CARGO

Cargo: Administrativo/a de Contabilidad

Área: Contabilidad

Cargo jefe inmediato: Jefe Contable de Costos

Resumen General:

Proporciona soporte administrativo y contable en la gestión de procesos financieros, asegurando la correcta contabilización de transacciones, control de activos, conciliaciones e información tributaria. Apoyar en la ejecución de tareas relacionadas con la contabilidad diaria, facilitando la eficiencia de los procesos y contribuyendo a la correcta gestión financiera de la organización bajo la supervisión del área contable.

REQUISITOS MÍNIMOS

Educación: Técnico/a, Tecnólogo/a, Profesional o estudiante en últimos semestres de Contaduría Pública, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o afines.

Experiencia: N/A.

Conocimientos:

• Deseable manejo de sistemas de gestión (Excel, Softwares Contables, entre otros) para el manejo de conciliaciones bancarias y contables.

DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES

• Gestionar y registrar la contabilización de facturas de compras y servicios (fletes, pintura, entre otros), verificando, registrando y archivando documentos de proveedores, así como realizando el cruce con DIAN, facturas y documentos de soporte.

• Crear y actualizar el registro de proveedores, validando que el área de compras suministre la información completa y correcta.

• Realizar conciliaciones de cuentas contables, asegurando la coherencia de los saldos y registros.

• Apoyar auditorías internas y externas, suministrando información veraz, completa y organizada, así como atender oportunamente los requerimientos de entes de control.

• Registrar pagos de nómina, prestaciones sociales, aportes parafiscales y la capitalización de la cuenta de mano de obra.

• Registrar los movimientos de caja menor y tarjetas de crédito.

• Analizar y ajustar cuentas contables para garantizar la exactitud de los estados financieros; incluyendo impuestos, información exógena y renta; realizar seguimiento de partidas y gestionar el recobro a terceros.

• Mantener actualizados y organizados los documentos y archivos contables.

• Apoyar la preparación de informes y estados financieros, así como de las notas contables.

• Elaborar y enviar certificados de retención a las personas y entidades correspondientes.

• Participar en la elaboración de reportes y declaraciones del año gravable conforme a los requerimientos legales vigentes, requeridas por entidades de control, incluyendo: renta, información exógena DIAN, SuperSociedades, ICA anual (alcaldía), cuenta de compensación, exógena cambiaria, MinCIT, entre otros.

• Estimar los costos de fletes requeridos por la operación y realizar cruce de los equipos facturados.

• Apoyar en la elaboración y presentación de declaraciones tributarias como retención en la fuente, IVA e ICA bimestral, asegurando el cumplimiento de plazos y requisitos legales.

• Mantener actualizado el archivo de los impuestos presentados junto con los respectivos soportes.

• Administración e implementación del módulo de Activos Fijos.

• Construcción y actualización de políticas, procedimientos y formatos del área de activos fijos, garantizando la correcta documentación de los procesos.

• Gestionar el ciclo de vida operativo de los activos fijos mediante la ejecución y el seguimiento de los controles internos, financieros y operativos, asegurando el cumplimiento de las políticas corporativas vigentes.

• Realizar toma física de inventarios periódicos, elaborando informes de resultados, conciliaciones contra el auxiliar contable y gestionando las tareas de regularización pendientes.

• Evaluar el estado físico y operativo de los activos para gestionar bajas, ventas o retiros, asegurando la actualización de la vida útil y el registro correcto en el sistema.

• Supervisar y documentar la trazabilidad de los activos, controlando los movimientos y traslados entre sedes o departamentos para mantener actualizada su ubicación en el sistema.

• Garantizar la integridad del registro maestro de activos fijos, manteniendo datos detallados, exactos y alineados con la realidad operativa de la empresa.

• Gestionar el proceso de identificación y etiquetado técnico de nuevos activos, formalizando la asignación de responsabilidad mediante actas por centro de costos y custodio.

• Monitorear las cuentas de activos en curso, asegurando la capitalización oportuna y el traslado a activos definitivos una vez finalizados los proyectos.

• Identificar indicios de deterioro en los activos por concepto de obsolescencia, daño físico o desuso, apoyando los ajustes necesarios al valor en libros conforme a la normativa contable.

• Registrar y amortizar los activos intangibles, tales como licencias y software, aplicando los métodos de amortización establecidos, garantizando el reconocimiento sistemático y racional durante su vida útil, y conciliando mensualmente los saldos con los registros auxiliares.

• Registrar y controlar los activos diferidos, verificando su adecuada clasificación y el cumplimiento de los criterios contables, asegurando su amortización periódica y manteniendo conciliación con los auxiliares y estados financieros.

• Contabilizar facturas del extranjero, verificando las órdenes de compra (PO) e informes de recepción (IR), incluyendo las que permanezcan en tránsito.

• Otras funciones que le sean asignadas según las necesidades de la organización.