About this role
En kursist har spørgsmål til sin tilmelding. En underviser skal have materialer til næste uge. Et kursus er afsluttet, og der skal sendes beviser og fakturaer. En underviser melder sig syg før et kursus. Hos DBI søger vi en kollega, der har lyst til at kombinere kursusplanlægning og administration med den daglige kontakt til kursister, kunder og undervisere. Stillingen er nyoprettet, så I fremover bliver to medarbejdere om funktionen. Du bliver en del af kursusafdelingen i Hvidovre, og din nærmeste leder er ansvarlig for kursusafdelingen I DBI. Du følger kurserne fra planlægning til afslutning Dit arbejde er med til at sikre, at kursisterne får den information og hjælp, de har brug for, og at de praktiske rammer er klar, når undervisningen begynder. Du tager dig også af den administration, der ligger før og efter kursusdagen. Dine opgaver bliver blandt andet at: Planlægge og administrere kurser. Du opretter kurser og firmakurser, koordinerer med undervisere og holder styr på tilmeldinger, kursusoplysninger, priser og ændringer. Hjælpe kunder og kursister. Du besvarer henvendelser på telefon og mail, vejleder om kurser og hjælper med tilmeldinger, flytninger og aflysninger. Gøre klar til kursusdagen. Du koordinerer lokaler, forplejning, udstyr og materialer og er med til at tage imod kursisterne. Du sørger også for evalueringer og kursusbeviser. Følge op på økonomien. Du håndterer fakturering, kreditering og afregninger og bidrager til budgetlægning og budgetopfølgning. Holde oplysninger og arbejdsgange i orden. Du vedligeholder kursus- og kundedata, udarbejder statistik og bidrager med forslag, når noget i administrationen kan fungere bedre. Du samarbejder med kolleger i kursusafdelingen, undervisere og faglige specialister samt blandt andre økonomi, marketing og eksterne leverandører. Der er også dage, hvor planerne ændrer sig Et kursus kan blive flyttet eller aflyst, og der kan opstå praktiske udfordringer på dagen. Her er du med til at finde en løsning og sørge for, at kunder, kursister og undervisere hurtigt får besked. Ved større kursusopstarter eller særlige situationer kan det være nødvendigt at møde tidligere for at tage imod kursisterne og hjælpe dagen i gang. Det aftales på forhånd. Sådan arbejder du Du kan lide at veksle mellem administrative opgaver og kontakt med mennesker. Du holder styr på frister og aftaler, arbejder omhyggeligt med oplysninger og tal og følger op, så opgaverne bliver afsluttet. Når en kursist har et spørgsmål, hjælper du med at finde et svar. Du behøver ikke selv have al den faglige viden, men du skal kunne finde den relevante information eller den kollega, der kan hjælpe. Du lægger også mærke til, når en arbejdsgang giver unødigt besvær, og tager det op med din teamleder – gerne med et forslag til, hvordan den kan ændres. Din første tid i jobbet I de første tre måneder er målet, at du lærer arbejdsgangene og systemerne at kende og kan håndtere de daglige kursusadministrative opgaver selvstændigt. Du begynder samtidig at lære vores kursusudbud at kende. Det kendskab bygger du videre på, så du efterhånden kan bruge det i den daglige kundekontakt og vejledning. Praktisk information og ansøgning Arbejdsstedet er Hvidovre, og der er tale om en fast stilling med tiltrædelse snarest muligt. Har du spørgsmål til opgaverne eller hverdagen i afdelingen, er du velkommen til at kontakte Afdelingsleder Pia Mark på telefon +45 51 64 78 71 eller e-mail [email protected] . Upload dit cv og evt. en ansøgning vi ’Søg stilling-knappen’ til højre senest d. 12. oktober 2026 . Vi kalder løbende kandidater ind til samtale. Mere information DBI - Dansk Brand- og sikringsteknisk Institut Jernholmen 12 2650 Hvidovre Hvidovre Kommune Danmark CVR nummer: DK65196816 [email protected] +45 36349000 Gå til virksomhedsprofil https://www.brandogsikring.dk