About this role
Enheten för administrativ service Vi är Akademiska sjukhuset – ett av Sveriges ledande universitetssjukhus. Som länssjukhus och leverantör av högspecialiserad vård erbjuder vi vård till två miljoner människor i Mellansverige. Här händer det ständigt något – ett nytt liv föds, en mormor opereras, en kollega hyllas som hjälte. Hos oss får du uppleva både hårda prövningar och fantastiska händelser, i en stark gemenskap med kollegor. Välkommen med din ansökan! Vår verksamhet Tjänsten som områdessamordnare är placerad inom enheten för administrativ service. Enheten har ett tiotal medarbetare som arbetar med ledningsstöd, verksamhetsstöd och övergripande administrativa frågor. Vi sitter tillsammans i lednings- och stödfunktionens lokaler där vi arbetar aktivitetsbaserat. Akademiska sjukhuset är organisatoriskt indelat i sex områden med varsin områdeschef. Tre områdessamordnare stöttar områdesnivån och vi söker nu en vikarie till område 1 och 2: • Område 1 innefattar följande verksamhetsområden: Anestesi, operation och intensivvård, Blod- och tumörsjukdomar, Kirurgi och urologi samt Ortopedi och handkirurgi. • Område 2 innefattar Hjärt- och lungsjukdomar, Neuro, Plastik- och käkkirurgi samt Öron-, näs- och halssjukdomar. Ditt uppdrag Tjänsten som områdessamordnare innebär att utgöra ett kvalificerat ledningsstöd på områdesnivå, att hantera personal- och ekonomiadministration, informations- och dokumenthantering samt kommunikation och samordning. Därtill blir du involverad i avgränsade projekt och uppdrag, exempelvis som projektadministratör eller för att självständigt utreda och lämna förslag i en fråga. Som områdessamordnare arbetar du nära områdeschefer och övriga områdessamordnare, men även med kollegor inom andra stödfunktioner och kärnverksamheten. Ledningsstöd • Vara stöd till områdeschef i det dagliga arbetet med bland annat koordinering av kalender, möten och aktiviteter, samordning av olika frågor och ärenden, agendaplanering, koppling mellan mötesdeltagare, hantering av mejl och att skriva mötesanteckningar. • Bistå områdeschef med framtagande av underlag, rapporter och statistik samt presentationsmaterial. Handlägga och följa upp övergripande beslut, avtal och upphandlingar enligt befintliga rutiner. Personal- och ekonomiadministration • Personal- och ekonomiadministration i verksamhetssystem. • Handlägga samverkansfrågor i samarbete med chef och HR. • Samordna rekrytering och introduktion för chefer underställda områdeschef. Kommunikation och samordning • Samordna, sammanställa och sprida ledningsinformation inom området. • Ansvara för att områdets kommunikationsplats i SharePoint hålls uppdaterad och följer den beslutade strukturen. • Ansvara för nätverk för information, erfarenhetsutbyte och utvecklingsfrågor relaterade till administrativa roller. Informations- och dokumenthantering • Arkivredogörare, vilket bland annat innebär att säkerställa att områdets dokument blir hanterade enligt sjukhusets dokumenthanteringsplan. • Delta i att utveckla och förvalta administrativa styrande dokument och rutiner. • Dataskyddskontaktperson med samordnande ansvar att förmedla kunskap om GDPR till relevanta roller inom sitt område. • Ge stöd i Microsoft 365, särskilt Sharepoint enligt sjukhusets fastställda struktur, till utpekade administrativa roller. Dina kvalifikationer För rollen som områdessamordnare krävs lägst gymnasial utbildning. Högskoleutbildning eller påbyggnadsutbildning inom administration är meriterande. Du har mycket god kunskap i svenska i både tal och skrift, Microsoft 365-paketet samt hög nivå av digital mognad. För att lyckas i rollen är erfarenhet från kvalificerat ledningsstöd ett krav. Din kompetens Rollen kräver en hög grad av integritet, att arbeta strukturerat och självständigt samt kunna driva och utveckla arbetet. Du är kvalitetsmedveten och serviceinriktad, har kommunikations- och nätverksfärdigheter samt mycket god samarbetsförmåga. Vidare innebär rollen att vara lösningsfokuserad, kunna hantera parallella processer, ha god förmåga att prioritera och ta egna initiativ, periodvis i högt tempo. För att trivas i rollen behövs också en förmåga att kunna anpassa sig till förändrade omständigheter och en vilja att bidra till att utveckla nya arbetssätt och rutiner. Vi lägger mycket stor vikt vid personliga egenskaper. Vi erbjuder Tjänsten är en tidsbegränsad anställning i form av ett föräldraledighetsvikariat, under perioden från 1 januari 2027 och som längst till 29 februari 2028. Hos oss får du förmåner som gör skillnad, läs om förmånerna här (https://regionuppsala.se/formaner/). Vill du veta mer? Helena Broberg, administrativ chef, 018-612 25 33, [email protected] Fackliga företrädare nås via växeln 018-611 00 00 Vill du jobba med oss? Välkommen med din ansökan via länken nedan. Urval kan påbörjas under ansökningstidens gång, så skicka gärna din ansökan så snart som möjligt. Läs om anställningsvillkor och lönesättning inom Region Uppsala här: Bli vår nya kollega (https://regionuppsala.se/jobb-och-utbildning/bli-var-nya-kollega/) Region Uppsala värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten och ser gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet. Region Uppsala krigsplacerar all tillsvidareanställd personal utifrån totalförsvarets behov. Detta innebär för den enskilda medarbetaren inga förpliktelser i fredstid utan är enkom en planeringsåtgärd. Inför beslut om anställning, sker kontroll av misstanke- och belastningsregister avseende samtliga arbetssökanden som i den sökta anställningen kan komma att arbeta inom psykiatrisk sjukvård, habilitering, vård av barn och ungdom eller tvångsvård av missbrukare, områden som omfattas av fakultativa registerutdrag. Detta gäller således alla som kommer att arbeta patientnära, även om arbetsuppgifterna i nuläget inte är tänkta att huvudsakligen innehålla arbete med ovan nämnda patientgrupper. Denna rekrytering sker helt genom Region Uppsalas försorg och vi undanber oss telefonsamtal från rekryteringsföretag och annonsförsäljare.