About this role
L'agence Adecco d'Hirson recrute pour l'un de ses clients un(e) Secrétaire Administrative H/F .
Vos missions. Rattaché(e) à la direction, vous assurez le bon fonctionnement administratif de l'entreprise à travers les missions suivantes :
Accueil et secrétariat. - Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et prestataires. - Réceptionner, filtrer et orienter les appels. - Prendre et transmettre les messages. - Gérer le courrier entrant et sortant (réception, tri, affranchissement et expédition). - Traiter et suivre les emails.
Gestion fournisseurs et achats. - Mettre à jour les bases de données fournisseurs. - Effectuer les demandes de prix et comparer les devis. - Assurer le suivi des commandes et les relances fournisseurs en cas de retard. - Contrôler, classer et archiver les bons de commande, bons de livraison et factures.
Relation clients. - Créer et gérer les comptes clients sur l'ERP. - Assurer le suivi des règlements et les relances des impayés. - Mettre à jour les échéanciers et tableaux de suivi. - Éditer et transmettre les devis, factures et documents commerciaux.
Administration du personnel et RH. - Collecter et saisir les relevés d'heures. - Assurer le suivi des congés, absences et pointages. - Veiller au suivi des visites médicales. - Contrôler la validité des habilitations, CACES et formations obligatoires. - Gérer les dossiers administratifs du personnel (contrats, mutuelle, prévoyance, etc.).
Gestion administrative générale. - Mettre à jour et archiver les dossiers administratifs. - Assurer le suivi des contrats d'assurance. - Participer à la gestion administrative du parc de véhicules.
Appels d'offres et suivi commercial. - Assurer une veille sur les appels d'offres en cours et leurs échéances. - Constituer et vérifier les dossiers administratifs nécessaires aux réponses. - Veiller à la conformité et à la complétude des documents transmis.
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- Formation de type BAC à BAC+2 en gestion administrative, secrétariat ou assistanat. - Expérience réussie sur un poste similaire appréciée. - Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et aisance informatique. - La connaissance d'un ERP est un atout. - Organisation, rigueur, polyvalence et sens du service sont indispensables. - Bon relationnel et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
Conditions. - Poste à temps plein. - Horaires de journée du lundi au vendredi.