About this role
ft 32317 Je helpt SamenTwente bij het neerzetten van een stevig fundament voor documentmanagement binnen Microsoft 365. In deze opdracht ontwikkel je beleid, governance, processen en inrichtingseisen die de document- en informatielevenscyclus toekomstbestendig maken. Je werkt aan een samenhangend kader dat onderscheid maakt tussen werk- en officiële documenten en aansluit op relevante compliance-eisen. Daarbij lever je concrete producten op waarmee de organisatie verder kan richting implementatie en besturing. Je schakelt met de stuurgroep en de werkgroep om inhoud, aanpak en planning scherp neer te zetten. Wat ga je doen - Je voert een IST-analyse en GAP-analyse uit van de huidige situatie, inclusief landschap, opslaglocaties, SharePoint/Teams/OneDrive-gebruik en archivering. - Je ontwikkelt een definitiekader voor begrippen als document, werkdocument, vastgesteld document, metadata, classificatie en eigenaarschap. - Je werkt een organisatiebreed classificatie- en taxonomiemodel uit met niveaus voor onderdeel, informatiesoort, documentstatus en eigenaarschap. - Je stelt een metadata-kader op met verplichte elementen zoals titel, eigenaar, classificatie, bewaartermijn en archiefstatus. - Je maakt een governance- en eigenaarschapsmodel met rollen, verantwoordelijkheden, RACI-matrix, escalatiemodel en besluitvorming. - Je ontwikkelt een beleidskader voor documentbeheer, inclusief versiebeheer, archivering, vernietiging, bewaartermijnen en compliance. - Je werkt een procedurehandboek uit voor aanmaken, opslaan, delen, classificeren, vaststellen, archiveren, vernietigen, eigenaarschap wijzigen en periodieke review. - Je vertaalt het M365-normenkader naar functionele eisen voor SharePoint, Teams, OneDrive, content types, labels, retentie en records management. - Je levert een eindrapport en implementatieroadmap op met quick wins, middellange termijn en lange termijn. - Je zorgt dat de drie delen van het eindproduct inhoudelijk op elkaar aansluiten en als integraal pro.