About this role
Logo Gemeente AmsterdamLogo Gemeente Amsterdam Managementassistent afdeling Infectieziekten - Managementassistent afdeling Infectieziekten - Ondersteun de teammanager en collega's van team Onderzoek en Preventieontwikkeling binnen de afdeling Infectieziekten. - Zorg voor een goede administratieve, financiële en secretariële en organisatorische ondersteuning. - Werk samen met collega's binnen het bedrijfsbureau en ondersteun meerdere teams. De functie In de functie van managementassistent afdeling Infectieziekten ben je verantwoordelijk voor een breed pakket aan secretariële, financiële administratieveen organisatorische werkzaamheden. Je ondersteunt de teammanager en andere leidinggevenden bij de dagelijkse werkzaamheden en zorgt ervoor dat de ondersteuning goed verloopt. Je werkt samen met andere managementassistenten binnen het bedrijfsbureau Infectieziekten (IZ) en Leefomgeving (LO.)) Jullie verdelen gezamenlijk de overkoepelende werkzaamheden voor de afdeling IZ en stemmen onderling af wie welke ondersteuning oppakt. Je ondersteunt meerdere teams binnen Infectieziekten en bent voor één of twee teams het eerste aanspreekpunt. Dit doe je op een gemiddelde dag - Verzorgen van de secretariële en administratieve ondersteuning van de teammanager en MT-leden, waaronder het beheren van de agenda en e-mailbox. - Voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en congressen. - Maken van verslagen van overleggen en bewaken van de voortgang van afspraken en actiepunten. - Ondersteunen bij personele, financiële en administratieve werkzaamheden, zoals promoties van PhD's, bestellingen, inkooporders en factuurverwerking en controle van declaraties. - Verwerken en controleren van facturen, afstemmen van inkoopadministratie en bijhouden van financiële overzichten. - Aanvragen van ICT-werkaccounts en toegangstags voor nieuwe medewerkers en verzorgen van de administratieve afhandeling hiervan. - Beheren van de gezamenlijke ...