About this role
Zakres obowiązków: 1) Obsługa sekretariatu. 2) Dbałość o funkcjonalność, porządek i estetykę sekretariatu oraz gabinetu Burmistrza Gminy Żukowo i Zastępcy Burmistrza Gminy Żukowo. 3) Organizowanie narad Burmistrza. 4) Organizowanie spotkań Burmistrza z mieszkańcami Gminy. 5) Prowadzenie korespondencji Burmistrza i Zastępcy Burmistrza. 6) Prowadzenie kroniki Gminy Żukowo. 7) Łączenie rozmów telefonicznych. 8) Odbieranie pism, w tym skarg i wniosków wnoszonych drogą elektroniczną [email protected] , [email protected] lub [email protected] (e-mail) oraz zwrotne potwierdzenie ich złożenia, jeżeli zażąda tego wnioskodawca. 9) Obsługa elektronicznego obiegu dokumentów Burmistrza oraz Zastępcy Burmistrza w zakresie załatwianych przez nich spraw. 10) Wystawianie poleceń wyjazdów służbowych pracowników oraz prowadzenie rejestru wystawianych poleceń wyjazdów służbowych pracowników, a także powiadamianie pracownika ds. kadr o każdorazowym wystawionym poleceniu. 11) Prowadzenie ewidencji codziennych wyjść pracowników w godzinach pracy i w tym zakresie bieżąca współpraca z pracownikiem ds. kadr. 12) Sporządzanie kondolencji oraz zleceń. 13) Zamawianie okazjonalnych wiązanek i kwiatów, artykułów spożywczych. 14) Archiwizowanie dokumentacji własnej, Burmistrza Gminy Żukowo, Zastępcy Burmistrza. 15) Przygotowywanie odpowiedzi, zestawień, materiałów informacyjnych, sprawozdawczych i statystycznych oraz raportów z zakresu spraw związanych z zajmowanym stanowiskiem pracy. 16) Sporządzanie projektów odpowiedzi na interpelacje, zapytania i wnioski radnych Rady Miejskiej w Żukowie, sołtysów, wnioski komisji Rady Miejskiej w Żukowie oraz organów wykonawczych jednostek pomocniczych. 17) Odbieranie pism otrzymanych drogą elektroniczną, w tym e-mail i udzielanie odpowiedzi na nie. 18) Obsługa elektronicznego obiegu dokumentów w zakresie realizowanych spraw. 19) Wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa określonych w ustawach, w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy w Żukowie, Regulaminie Pracy oraz