About this role
RESPONSABILITÉS : Vous serez en charge de : - Gestion du bâtiment - L'espace accueil/espace attente - Gérer l'intendance (dysfonctionnements, sécurisation) - Veille des fiches procédures - Gérer la téléphonie (messagerie), le flux, la confidentialité, l'affichage dynamique, la veille des outils numériques communs des agents sur site - Assurer le suivi et la maintenance du visio-accueil en relation avec le prestataire - Gérer la communication (assurer une veille de la documentation France services et assurer la diffusion des flyers et affiches) - Informer de la vie de la structure auprès de partenaires, acteurs locaux, fiche structure « Ma France services » (fermetures exceptionnelles, temps forts.....) - Veille sur la signalétique - Gérer les permanences (accueillir les partenaires, gérer les plannings, informer, afficher) - Gestion des Rendez-vous -Informer / orienter vers les Fs de proximité - services de la collectivité - acteurs et partenaires locaux -Prendre des rendez-vous physiques et/ou téléphoniques sur un agenda partagé en précisant les pièces nécessaires à prévoir pour les accompagnements France services. -Prendre des rendez-vous avec les partenaires au visio-accueil ou auprès des institutions. -Préparer et organiser (vérifier et/ou créer les accès - Créer des mandats ou coffre-fort) les rendez-vous - Les accompagnements France services à l'accueil -Informer, orienter les acteurs et partenaires locaux(outils/répertoire) -Accompagner les usagers lors de la mise en relation au visio-accueil - Délivrer et/ou récupérer des documents. - Acculturer les usagers au numérique -Finaliser certaines démarches dématérialisées. -Orienter l'usager sur PC et l'accompagner si besoin -Accompagner les usagers sur les temps des « ateliers numériques connectés » en collaboration avec l'Espace publique numérique -Mettre à jour des dossiers/transmissions entre agent d'accueil et conseiller -Enregistrer les visites dans l'outil statistiques national. -Participer à l'organisation des actions (évènements, journées portes ouvertes..) -Evaluer auprès des usagers la notoriété de la structure et les accompagnements France services - Les formations France services -Suivre le programme des formations France Services en présentiel ou webinaire : proposées par le réseau des partenaires signataires -Suivre la programmation des formations liées à l'accueil PROFIL RECHERCHÉ : Savoir -Connaissance en politique sociale (législation, juridique...) Savoir-faire -Connaissance de la bureautique et des outils informatiques/numériques -Qualité rédactionnelle -Qualité d'organisation et de gestion -Aptitude à travailler en transversalité -Sens de la curiosité intellectuelle -Sens des valeurs du service public Savoir-être : -Capacité relationnelle : écoute, disponibilité, sens du contact et relations humaines -Capacité à expliquer -Capacité à rendre compte -Capacité à travailler en équipe et en partenariat -Discrétion et confidentialité -Gestion de conflit -Adaptabilité -Réactivité -Esprit de synthèse