About this role
Organisme recruteur : Groupement d'intérêt public « Formation tout au long de la Vie » de l'Académie de Besançon Localisation : Besançon Catégorie : B Statut du poste : Contractuel pour une durée déterminée Présentation de la structure : Le GIP FTLV développe des activités de type : ingénierie pédagogique - coordination de dispositifs d'accompagnement ou de formation - animation de formations - pilotage de projets européens (programmes ERASMUS+ et FSE) - portage et gestion de projets pour le compte du Rectorat ou des GRETA - Gestion de 10 Plateformes technologiques. Gestion administrative et financière du CFA académique (1186 apprentis répartis sur 42 lycées publics de l'académie au 01/01/2026). Le GIP FTLV est labellisé Eduform et travaille dans une démarche d'amélioration continue. Le budget total de la structure s'élève à 11,5 millions d'euros dont 85% de charges de personnel (800 personnes rémunérées annuellement). Sous l'autorité du Directeur du GIP FTLV et de son adjointe, le Chargé de l'organisation et de la coordination des sessions d'examen DELF a la charge du traitement administratif des dossiers DELF. LES MISSIONS Il a les missions suivantes : Gestion des inscriptions DELF Traiter les demandes d'inscription (mail, organismes) Collecter et vérifier les informations des candidats Contrôler les pièces d'identité Établir et envoyer devis, confirmations et modalités de paiement Suivre les paiements et valider les inscriptions Enregistrer les candidats dans les logiciels (GAEL, ELAP) Mettre à jour les tableaux de suivi Organisation des sessions DELF Participer à la planification des sessions Répartir les candidats par site et créneau Générer et envoyer les convocations Préparer les documents administratifs (listes, émargements, affichages) Démarcher les établissements Vérifier les disponibilités des examinateurs et des correcteurs Préparation logistique Préparer les supports d'examen (impression, tri, mise sous scellés) Organiser le matériel (valises, audio, documents) Coordonner la mise en place des salles Suivi des épreuves Accueillir et orienter les candidats Vérifier les identités et gérer les émargements Assurer le support administratif pendant les épreuves Gérer les incidents en lien avec les équipes (avec le support du responsable de centre d'examen) Gestion des corrections et résultats Préparer les documents pour les correcteurs Trier les copies Saisir les notes dans GAEL Contrôler la cohérence des résultats Participer à l'organisation du jury Communication Editer et envoyer les attestations de réussite et de résultats Répondre aux demandes des candidats et organismes Gérer les réclamations et demandes de consultation Editer et envoyer les conventions aux organismes Transmettre les renseignements des examinateurs et correcteurs au service RH ainsi que les émargements des personnes tierce. Gestion des diplômes et archivage Organiser la remise des diplômes Assurer le suivi des émargements Archiver les documents selon les durées légales Organiser la destruction sécurisée Gestion des anomalies Identifier et traiter les incidents (fraude, absence, problème technique) Constituer les dossiers disciplinaires Rédiger les procès-verbaux Amélioration continue Collecter les retours (candidats, examinateurs) Participer à l'amélioration Profil requis : CONNAISSANCES - Connaissances de la démarche Qualité EDUFORM SAVOIRS FAIRE - Maîtriser les logiciels de la suite Office SAVOIRS ETRE - Sens de l'organisation, rigueur - Sens de la discrétion - Autonomie - Prise d'initiative - Capacité à travailler en équipe - Sens du relationnel Profil requis : CONNAISSANCES - Connaissances de la démarche Qualité EDUFORM SAVOIRS FAIRE - Maîtriser les logiciels SAVOIRS ETRE - Sens de l'organisation, rigueur - Sens de la discrétion - Autonomie