About this role
Principales responsabilités Gestion des contrats et des adhésions ¿ Préparer, mettre à jour et assurer le suivi de tous les contrats et avenants destinés aux membres. ¿ Garantir la conformité aux CGV, à la politique tarifaire et aux cadres contractuels de Silversquare. ¿ Tenir à jour des dossiers numériques complets et précis des membres. ¿ Traiter les modifications de contrats (mises à niveau, déclassements, prolongations, transferts, indexations,...) de manière structurée et en temps opportun. ¿ Clarifier les termes contractuels aux conseillers en milieu de travail et les soutenir dans les cas complexes. Exactitude de la facturation et des finances ¿ Effectuer les traitements mensuels de facturation et les contrôles financiers sur tous les sites avec une précision maximale. ¿ Assurer une facturation correcte des frais récurrents et des services supplémentaires (salles de réunion, bureaux virtuels, événements, options...). ¿ Aligner la facturation sur les contrats signés, les relevés d'utilisation et les politiques tarifaires internes. ¿ Collaborer avec l'équipe des finances pour enquêter sur les anomalies et mettre en œuvre les corrections nécessaires. ¿ Fournir aux membres des explications claires et empathiques sur la logique de facturation lorsque cela est nécessaire. Suivi du recouvrement et des paiements ¿ Surveiller les paiements en suspens et gérer les étapes de suivi structurées. ¿ Assurer la coordination avec les équipes de coworking pour les dossiers de recouvrement sensibles. ¿ Suivez avec précision les plans de paiement, les conversations et les résultats. ¿ Adoptez un ton ferme mais respectueux, en accord avec les valeurs CARE de Silversquare. Cessation d'activité et départ du personnel ¿ Préparer et traiter les formulaires de résiliation en pleine conformité avec les termes du contrat. ¿ Coordonner avec les espaces de coworking pour une logistique de départ sans accroc. ¿ Gérer la facturation finale, le règlement des dépôts et la clôture des dossiers. ¿ Veillez à ce que toutes les étapes soient documentées, transparentes et correctement archivées. Amélioration de la conformité et des processus ¿ Garantir une application uniforme des normes administratives dans tous les espaces de coworking. ¿ Identifier les points de friction récurrents et proposer des améliorations opérationnelles simples. ¿ Mettre à jour les modèles, les listes de contrôle internes et les directives administratives. Collaboration et soutien interne ¿ Assurer la fonction de point de référence administratif pour les équipes de coworking. ¿ Travailler en étroite collaboration avec le responsable des données et des performances pour garantir l'exactitude des rapports et la qualité des informations opérationnelles. ¿ Contribuer aux contrôles internes et aux vérifications de la qualité des données. ¿ Améliorer la communication inter-équipes entre les services Finance, WX, Ventes et Opérations. Votre profil ¿ Extrêmement organisé, précis et à l'aise dans la gestion de charges de travail administratives complexes. ¿ Sens du service, patient et respectueux ¿ même dans des contextes financiers délicats. ¿ À l'aise avec les cycles mensuels récurrents et les échéances opérationnelles. ¿ À l'aise avec les chiffres, les contrats et la logique financière. ¿ Esprit proactif et orienté vers la résolution de problèmes, avec une volonté d'améliorer les processus. ¿ Esprit d'équipe et capacité à prendre en charge l'intégralité des tâches administratives. ¿ Maîtrise du français et/ou du néerlandais, et possède un bon niveau d'anglais. ¿ Maîtrise des outils numériques (CRM, systèmes de facturation, Microsoft Office). Indicateurs de succès ¿ Des facturations mensuelles précises, ponctuelles et sans erreur. ¿ Réduction des erreurs de facturation, des corrections et des escalades. ¿ Fluidité des flux contractuels et respect des normes CGV et de la politique tarifaire. ¿ Amélioration des performances de récupération et suivi structuré. ¿ Des départs en douceur avec un minimum de litiges. ¿ Retours internes positifs de la part des équipes de coworking et des managers. ¿ Une meilleure standardisation et une plus grande efficacité dans l'ensemble de l'écosystème administratif.