About this role
De Juridische Dienst is op zoek naar een “legal operations manager”. Als legal operations manager breng je de diverse operationele processen binnen de dienst in kaart en je analyseert, stroomlijnt en optimaliseert deze processen. Je doet dit in samenspraak met de betrokken medewerkers van de eigen en andere diensten en je creëert draagvlak voor aanpassingen en verbetering. Vermits het takenpakket van de Juridische Dienst niet beperkt is tot welbepaalde materies en evolueert met de ontwikkeling van de universiteit en de wijze waarop er tussen onderdelen en diensten van KU Leuven wordt samengewerkt, zal je takenpakket ook evolueren, zal je met regelmaat geconfronteerd worden met nieuwe, vaak complexere processen en dien je zicht te hebben op interacties met relevante processen elders binnen KU Leuven. Je organiseert, rekening houdend met de beschikbare budgetten, de digitale ondersteuning van deze processen. Daarbij integreer je verantwoord gebruik van artificiële intelligentie. Je staat mee in voor de selectie van de digitale tools die de werking ondersteunen en bent verantwoordelijk voor de configuratie, uitrol, de concrete implementatie binnen de dienst en het beheer van de gebruikte middelen. Je kan zelf oplossingen uitwerken in tools als Excel en SharePoint. Ook dit gebeurt in nauw contact met je collega’s, in het bijzonder met die collega’s die verantwoordelijk zijn voor dossier- en procesbeheer en voor de clausuledatabank, de sjablonen en playbooks voor het checken van overeenkomsten. Je maakt je collega’s waar nodig wegwijs in processen en tools en stuurt bij in functie van hun noden. Je levert informatie aan voor diverse rapportering die de Juridische Dienst opmaakt en je documenteert je werkzaamheden nauwkeurig en systematisch in draaiboeken die toelaten om een vlotte werking te blijven waarborgen bij afwezigheden of personeelswissels. Je krijgt in het kader van een aantal processen ook zelf de inhoudelijke verantwoordelijkheid. Je streeft efficientiewinst na bij het vormgeven van processen. De concrete uitwerking vertrekt steeds vanuit heldere doelstellingen die worden vastgelegd in functie van de risicobereidheid van de universiteit. Je richt processen zo in dat ze leiden tot een vlotte en oplossingsgerichte werking, in het belang van de interne eindgebruiker en met inachtname van de typische eigenheden en belangen van KU Leuven, zoals respect voor de academische vrijheid die de instelling en haar onderzoekers genieten en voor de geldende normen op het vlak van integriteit en ethiek. Je rapporteert aan het hoofd van de Juridische Dienst. Je hebt een gezonde interesse in de activiteiten van KU Leuven, in de relevante ontwikkelingen in wetenschap en maatschappij die de agenda van de universiteit bepalen en wil de bredere universitaire omgeving van dichtbij leren kennen. Je behaalde een master in de rechten of een andere master met een focus op procesmanagement, waarbij je kan aantonen dat je over voldoende relevante affiniteit beschikt met de inhoudelijke kant van juridisch werk, of je behaalt een gelijkwaardig niveau door ervaring. Je hebt bij voorkeur minstens vijf jaar relevante ervaring met procesoptimalisatie in een complexe organisatie. Je bent in staat om zelf je divers palet aan opdrachten te organiseren. Je bent in staat om voldoende inzicht op te bouwen in de werking van de Juridische Dienst en andere diensten, zodat je je opdracht zelfstandig kan invullen, rekening houdend met de rationale achter de processen waarbij deze diensten betrokken zijn. Je kan projectmatig werken, waar nodig incrementeel maar met focus op het einddoel. Je hebt een passie voor “legal tech”, hebt een goede kennis van het vakgebied in zijn volle breedte en volgt de ontwikkeling en evolutie ervan actief op. Je bent goed vertrouwd met Microsoft 365 producten en hebt gevorderde kennis van Word, Excel en SharePoint of bent bereid om die op korte termijn te verwerven. Je hebt ervaring met de implementatie van artificiële intelligentie en gaat hiermee aan de slag vanuit een open maar kritische houding, waarbij je de aan het gebruik van AI verbonden risico’s begrijpt en deze adequaat kan inschatten en bewaken. Je verricht creatief en conceptueel denkwerk. Je beschikt over een sterk analytisch vermogen, denkt probleemoplossend, legt verbanden tussen processen, handelt proactief en bent in staat om tot een werkbare synthese te komen. Je bent in staat om helder te communiceren, in een taal die is aangepast aan de bestemmeling (“plain language”) of via toegankelijke schematische voorstellingen (“legal design”). Je bent een teamplayer en vindt het een meerwaarde om in groepsverband te werken. Je bent stressbestendig, nauwkeurig en integer. Je werkt oplossingsgericht en hebt oog en respect voor timings en deadlines. Je bent discreet en kan inschatten welke informatie strikte geheimhouding vergt. Je beschikt over een uitstekende mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en het Engels.