About this role
Voltijdse functie • Per direct beschikbaar Ben jij een sterke organisator die energie krijgt van mensen, planning én actie? Hou je ervan wanneer alles klopt, maar schakel je even vlot wanneer de planning plots verandert? Als Sports Camps & Crew Coordinator zorg jij ervoor dat twee cruciale onderdelen binnen Play & Sport op wieltjes lopen: onze monitorenwerking en de voorbereiding van onze sportstages. Van monitoren inplannen tot een externe workshop vastleggen, van regioverantwoordelijken ondersteunen tot last-minute een vervanger zoeken: jij houdt het overzicht en zorgt dat alles klaarstaat voor een geslaagde stage. Jouw taken: - Opstellen en beheren van de volledige monitorenplanning voor alle sportstages en locaties - Zorgen voor een correcte bezetting van monitoren en stageverantwoordelijken - Vooruitdenken over de personeelsbehoeften op basis van inschrijvingen en geplande stages - Rekruteren en selecteren van nieuwe monitoren en verder uitbouwen van onze monitorenpool - Monitoren indelen op basis van ervaring, competenties en type stage - Beschikbaarheden, wijzigingen, afwezigheden en last-minute vervangingen opvolgen - Fungeren als eerste aanspreekpunt voor monitoren en hen informeren, begeleiden en ondersteunen - Kwaliteit, betrokkenheid en attitude van monitoren mee bewaken - Sterke monitoren herkennen en kansen geven om verder door te groeien binnen de organisatie - De monitorenwerking continu evalueren en verbeteren - Coördineren en begeleiden van onze regioverantwoordelijken - Regio's verdelen, duidelijke afspraken maken en de voortgang per regio opvolgen - Regioverantwoordelijken ondersteunen bij moeilijke planningen of personeelsproblemen - Zorgen voor een vlotte informatiedoorstroming tussen de regio's en het centrale Play & Sport-team - Reservaties maken voor activiteiten, workshops, uitstappen, locaties, vervoer en andere externe activiteiten - Contact onderhouden met leveranciers en externe partners, offertes aanvragen en afspraken opvolgen - Deadlines, bevestigingen, praktische gegevens en annulatievoorwaarden bewaken - Meedenken over de inhoud en programma's van bestaande en nieuwe sportstages - Samen met partners activiteiten uitwerken die aansluiten bij de doelgroep - Bewaken van voldoende variatie, kwaliteit en een logische opbouw binnen onze stage - Feedback verzamelen en stageprogramma's bijsturen waar nodig - Tijdens vakantieperiodes de werking en bezetting van onze verschillende locaties mee opvolgen - Snel en zelfstandig oplossingen zoeken bij uitval, wijzigingen of operationele problemen - Monitorenplanning, evaluaties, reservaties, leveranciersgegevens, programma's en afspraken overzichtelijk beheren Wat verwachten we vooral? Ownership. Jouw domeinen zijn jouw verantwoordelijkheid. Wanneer een monitor uitvalt, zoek je mee naar een oplossing. Wanneer een planning niet rond raakt, onderneem je actie. Wanneer een leverancier nog niet bevestigd heeft, volg je dit op. Wanneer een stage inhoudelijk beter kan, doe je een voorstel. En wanneer je merkt dat iets structureel fout loopt, wacht je niet af, maar denk je mee na over hoe we onze werking kunnen verbeteren. Jouw missie: De juiste mensen op de juiste plaats, goed voorbereid en gemotiveerd én sportstages die organisatorisch en inhoudelijk tot in de puntjes kloppen. Daarmee zorg jij ervoor dat duizenden kinderen tijdens onze sportstages kunnen rekenen op de kwaliteit, energie en beleving waar Play & Sport voor staat. - Enthousiast, open en communicatief - Toegankelijk en positief in de omgang met jonge mensen - Organisatorisch sterk, nauwkeurig en punctueel - Stressbestendig en flexibel tijdens drukke vakantieperiodes - Proactief, oplossingsgericht, zelfstandig en verantwoordelijk - Sterk in plannen, organiseren en prioriteiten stellen - Je kunt mensen motiveren, begeleiden én aanspreken wanneer nodig - Klant- en kwaliteitsgericht - Oog voor detail zonder het grotere geheel uit het oog te verliezen - Affiniteit met sport, kinderen en jongeren - Goede kennis van hedendaagse softwarepakketten - Rijbewijs B