About this role
Aufgaben Dein Impact für unser Zukunftswerk Leverkusen Als Verwaltungsreferent*in (m/w/d) übernimmst du eine wichtige Rolle in unserem Zukunftswerk Leverkusen: Du hältst Finanzen, Personal, Verträge und Infrastruktur im Blick – und sorgst gemeinsam mit der Zukunftswerksleitung dafür, dass Prozesse, Compliance und interne Zusammenarbeit auf Top-Niveau laufen. Starttermin: ab sofort Arbeitsort: Zukunftswerk Leverkusen, Werkstättenstraße 3 in 51379 Leverkusen Arbeitszeitmodell: Vollzeit Was sind deine Aufgaben? • Finanzcontrolling & Reporting: Unterstützung bei Wirtschaftsplan, Forecast und Kalkulationen inkl. Kommentierung sowie regelmäßiges Reporting mit Abweichungsanalysen • Stellenplanmanagement & Personalkennzahlen: Erhebung von Soll-Ist-Daten, Analyse von Abweichungen und Fluktuation, Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Abstimmung mit Controlling und Zukunftswerksleitung • Vorbereitende Buchhaltung & Jahresabschluss-Zuarbeit: Prüfung komplexer Rechnungen, Klärung mit Dienstleistern, ordnungsgemäße Kontierung sowie fristgerechte Belegweiterleitung und Klärung offener Posten • Kassenführung: Ordnungsgemäße Führung der Barkasse, Belegsammlung sowie Sicherstellung fristgerechter und qualitativ hochwertiger Kassenabgaben • Maßnahmensteuerung: Stepnova-Reporting inkl. Kommentierung und Abweichungsanalyse, Mitwirkung bei Ausschreibungen/Vergaben inkl. Konzeptentwicklung sowie Erstellung/Bearbeitung von Abrechnungsunterlagen • Personalmanagement-Administration & Recruiting: Teilnahme an Gesprächen, Aufbereitung von Bewerbungen/Gesprächsergebnissen für Entscheidungen; Weitergabe von Vertragsdaten an die Personalabteilung, Pflege der Personalakten und Meldungen zu Ein-/Austritt/Änderungen inkl. dokumentierter Bearbeitung sensibler Personalsachverhalte • Vertrags-, Immobilien-, IT- und Infrastrukturthemen: Verwaltung der Zukunftswerkverträge inkl. Fristen- und Terminkontrolle; Koordination von Dienstleistern/Maklern; Mitwirkung bei IT-Beschaffung und technischen Rollen-/Rechteanforderungen; Projektsteuerung bei baulichen Maßnahmen • Compliance, Prozess- & Qualitätsmanagement sowie interne Steuerung: Dokumentation und Maßnahmenverfolgung in Arbeitssicherheit/Gesundheitsschutz; Umsetzung von Datenschutz/Datensicherheit inkl. Protokollierung und Trainingsnachverfolgung; Prozesssteuerung/-optimierung und QM-Dokumentation inkl. Prüfungsunterlagen; Schnittstellen- und Informationsmanagement zur Zentrale „Administration & Services“ sowie Organisation und Durchführung der Leitungskonferenz Qualifikationen Womit punktest du bei uns? • Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Verwaltungsmanagement oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung • Mehrjährige Berufserfahrung im Verwaltungsbereich, idealerweise mit Fokus auf Prozessmanagement einschließlich Digitalisierung • Sehr gutes Zahlenverständnis und erste Erfahrung im Bereich Controlling, Reporting, Forecast/Wirtschaftsplanung • Buchhalterische Sicherheit in Rechnungsprüfung, Kontierung und strukturierter Beleglogik • Hohe Verlässlichkeit im Fristen- und Terminmanagement (Verträge, Abgaben, Nachweise, Wiedervorlagen) • Gutes Verständnis für Compliance-Anforderungen (Datenschutz/Datensicherheit, Arbeitsschutz, Standards) und konsequente Nachverfolgung • Starke Schnittstellen- und Kommunikationsfähigkeit zwischen Teams, Zukunftswerksleitung und Zentrale „Administration & Services“ • Selbstständige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise • Mobilität Wir bitten um einen Nachweis der entsprechenden Qualifikation. Nutze auf unserer Karriereseite das Dokumentenfeld „Andere“. Benefits Das bieten wir dir! • Attraktive Vergütung zuzüglich einer jährlichen Sonderzuwendung (nach 6-monatiger Betriebszugehörigkeit) sowie Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen, Kinderzuschlag und Jubiläumszuwendungen • 31 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tage-Woche, zusätzlich frei an Heiligabend, Silvester und an einem Brauchtumstag (z.B. Rosenmontag) • Betriebliche Altersvorsorge • Vergünstigtes Deutschlandticket als Jobticket • Zuschuss zum Firmenfitness mit Wellpass • Individuelle Angebote zur Fort- und Weiterbildung Wir freuen uns auf deine Bewerbung! Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Über unsDas Kolping-Bildungswerk Köln ist ein staatlich anerkannter Träger der Kinder und Jugendhilfe sowie eine staatlich anerkannte Einrichtung der Weiterbildung. Darüber hinaus sind wir Arbeitgeber für mehr als 900 Mitarbeiter*innen und Teil des weltweiten Kolpingwerks. Unser Ziel ist es, Menschen aller Altersgruppen – unabhängig von Geschlecht, Herkunft und Religionszugehörigkeit – zu befähigen, ein selbständiges, eigenverantwortliches Leben zu führen.