About this role
Sous la responsabilité d'élu-es, vous êtes en charge de la gestion de leurs contacts internes et externes. Vous assurez leur secrétariat en coordination avec, d'une part, les secrétariats particuliers de la Maire/Présidente, du Directeur de Cabinet et, d'autre part, les services ainsi que les assistant-es des élu-es dans les quartiers et au CA. Vous êtes en charge du suivi des dossiers transversaux, du courrier et des interventions de l'élu-e.
Dans ce cadre :
- Vous organisez les réunions (convocations, réservations de salles...), préparez les dossiers et rédigez les comptes rendus. - Vous effectuez l'accueil téléphonique et physique des visiteur-euses internes et externes pour l'élu-e. - Vous suivez et diffusez le courrier de l'élu-e (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents). - Vous tenez l'agenda d'élu-es à jour.
VALORISEZ VOS COMPETENCES Vous êtes diplômé-e d'un CAP à bac en secrétariat ou équivalent.
Vous disposez d'une expérience similaire requérant une maîtrise des techniques de secrétariat ainsi que des outils bureautiques.
Vos atouts ?
- Votre maîtrise de langue française. - Votre capacité à rédiger des notes et des comptes rendus. - Votre capacité d'adaptation à divers interlocuteurs. - Votre discrétion et diplomatie.