About this role
assistant administratif ve observatoire départemental protection enfance odpe H/F - EC9876 MISSION : Il.elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il.elle suit et gère les dossiers administratifs selon l'organisation et le domaine de compétences du service. Il.elle assiste un ou plusieurs responsables d ... anisation du travail de l'équipe. Il.elle contribue à l'organisation des instances partenariales et apporte un appui administratif à la conduite du schéma départemental enfance famille.
ACTIVITES
Assistance administrative de l'ODPE
- Contribue à l'organisation administrative des différentes instances de l'ODPE (comités de pilotage, comités techniques, commissions thématiques, réflexions partenariales, .) et en assure le suivi
- Gère et suit les invitations des membres et partenaires de l'ODPE aux différentes instances
- A un rôle d'interface de 1er niveau entre les services de la direction Enfance et Famille et Santé Publique (DEFSP) et les partenaires membres de l'ODPE
. Contribue à l'élaboration des rapports et notes en appui du responsable du service
. Participe à la collecte et au classement des données, en lien avec l'administrateur.rice SI Social de la DEFSP et le service CGOE, à l'interne comme avec les partenaires, d ... spect des règles de partage d'information et du règlement général sur la protection des données (RGPD)
. Apporte un appui administratif et organisationnel aux responsables du service d ... amp des compétences de l'ODPE :
- veille et suivi administratif des évaluations des établissements et services médico-sociaux
- élaboration d'outils d'évaluation, de suivi et d'analyse
- suivi des formations des professionnels de la protection de l'enfance (recensement, bilan. en lien avec le Pôle Ressources des Solidarités (unité RH)
Assistance administrative, planification et suivi
- Assure le traitement des courriers électroniques
- Rédige et met en forme des documents administratifs, courriers, comptes rendus de réunions
- Gère et/ou actualise une base de données, tableaux de bord
-Trie, classe et archive les documents du service
- Recherche des informations, notamment réglementaires, vérifie la validité des informations traitées et diffuse aux personnels concernés
- Tient à jour les documents réglementaires du service
- Gère l'activité professionnelle du responsable (ou des responsables), en planifiant réunions, rendez-vous et déplacements de manière rationnelle et en fonction des priorités
- Assure l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations.)
- Prépare les dossiers en vue des réunions
- Renseigne les tableaux de suivi des activités du service
- Utilise les logiciels et progiciels du service lorsque nécessaire
Accueil et relations avec le public
- Effectue l'accueil physique et téléphonique du service (usagers, agents, partenaires)
- Prend les messages et hiérarchise les demandes selon leur caractère d'urgence ou de priorité
- Conseille et oriente le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Spécificités
- Peut assurer des permanences téléphoniques sur le temps méridien selon un planning défini
- Travaille en binôme avec l'assistant.e administratif.ve CEMMA
Référence de l'offre : tp1l2rwc08