About this role
Zakres obowiązków: 1. Finanse operacyjne i raportowanie: - prowadzenie i regularna aktualizacja raportu cash-flow firmy, - prowadzenie zestawień przychodów i kosztów, - przygotowywanie cyklicznych raportów finansowo-operacyjnych na potrzeby Zarządu, - kontrola faktur kosztowych i kompletności dokumentacji, - przygotowywanie zestawień płatności do akceptacji, - monitorowanie terminów płatności, zobowiązań oraz należności, - kontrola kosztów stałych, abonamentów oraz innych powtarzalnych wydatków, - porównywanie faktur z zaakceptowanymi ofertami, zleceniami, zamówieniami lub umowami, - przygotowywanie danych i dokumentów dla zewnętrznego biura księgowego, - bieżąca współpraca i koordynacja z biurem księgowym, - egzekwowanie i uzupełnianie brakujących dokumentów księgowych. 2. Administracja i dokumentacja firmy: - organizowanie i prowadzenie elektronicznego archiwum dokumentacji firmowej, rownież w ramach prowadzonych projektów, - prowadzenie rejestru umów, aneksów, ofert, zamówień, zleceń i innych dokumentów firmowych, - pilnowanie terminów wynikających z umów i innych zobowiązań, - obsługa bieżącej korespondencji administracyjnej, - kontakt z dostawcami oraz usługodawcami w sprawach dokumentacyjnych i organizacyjnych, - przygotowywanie zestawień, dokumentów i materiałów na potrzeby Zarządu, - dbanie o prawidłowy przepływ informacji i dokumentów pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za poszczególne obszary firmy. 3. Dokumentacyjne wsparcie produkcji i zakupów: - tworzenie i prowadzenie uporządkowanego rejestru dostawców, - archiwizowanie ofert i kosztorysów, - prowadzenie dokumentacji zamówień i zleceń produkcyjnych, - kontrola, czy przed realizacją zlecenia dostępne są uzgodnione ceny, ilości, terminy i warunki, - archiwizowanie i porządkowanie tech packów oraz ich kolejnych wersji, - przyporządkowywanie faktur do właściwych zamówień i zleceń, - zapewnienie, że dokumentacja dostawców i produkcji jest kompletna i łatwo dostępna. 4. Wsparcie Zarządu/funkcja asystencka. - bezpośrednie wsparci